Beskrivningen av handlingsoffentligheten

Borgå stads beskrivning av handlingsoffentligheten är en beskrivning av stadens uppgifter och handlingar i enlighet med 28 § i informationshanteringslagen (906/2019). Beskrivningen upprätthålls för att uppfylla offentlighetsprincipen och av den ska framkomma information om de informationslager, informationsmaterial och ärenderegister som staden förvaltar samt om hur kunder och andra parter får tillgång till dessa uppgifter.  

I enlighet med offentlighetslagen (621/1999) är myndigheternas handlingar i princip alltid offentliga, såvida inte offentlighetslagen eller någon annan lagstiftning separat specificerar att handlingen ska vara sekretessbelagd.  

I samband med beskrivningen av informationsmaterial finns det exempelvis en förteckning över sökfaktorer, med vilka man kan söka uppgifter ur informationssystemen eller arkiven som innefattas i informationslagret. Beskrivningen av handlingsoffentligheten innehåller också en anvisning på stadsnivå om hur uppgifter kan begäras.

En begäran om uppgifter kan göras på flera sätt. Om bara möjligt, rekommenderar vi att en uppgiftsbegäran görs skriftligt med stadens elektroniska blankett för uppgiftsbegäran. Här finns mer information om hur du gör en uppgiftsbegäran samt behandlingstider:

Enligt offentlighetslagen (621/1999, 13 §) ska en begäran om uppgifter specificeras tillräckligt tydligt så att myndigheten kan utreda vilken handling begäran om uppgifter gäller. Myndigheten är skyldig att vid behov hjälpa den som gör begäran om uppgifter att tydligare specificera den. 

Begäranden om uppgifter som gäller Borgå stads offentliga handlingar riktas, muntligt eller skriftligt, till stadens registratorskontor.

Den som begär uppgifter om en offentlig handling behöver inte styrka sin identitet eller motiverar sin begäran.

När uppgifter ur sekretessbelagda handlingar eller handlingar ur vilka uppgifter får lämnas ut endast under vissa förutsättningar begärs, ska den som begär handlingen uppge uppgifternas användningsändamål och kunna verifiera sin identitet. Staden kan begära även andra tilläggsuppgifter av den som begär handlingen, om de behövs för att utreda förutsättningarna för utlämnande av uppgifter.  

En begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagda handlingar ska i första hand göras skriftligt med stadens elektroniska blankett för uppgiftsbegäran

Om Borgå stad har en handling som upprättats av en annan myndighet eller ett ärende som anhängiggörs hos en annan myndighet, kan staden förflytta handläggningen av begäran om upplysningar till den myndighet som har upprättat handlingen eller ansvarar för handläggningen av materialet.  

Stadens tjänstemän registrerar och behandlar personuppgifter i sina informationssystem och dokument. Den registrerade har rätt att skriftligen begära att uppgifterna om hen verifieras med hjälp av ett formulär för begäran om verifiering, varvid företrädaren för Borgå stad som agerar personuppgiftsansvarig ska ge den registrerade information om behandlingen av personuppgifter. 

Utlämnande av uppgifter och utövande av den registrerades rättigheter kommer att beslutas i enlighet med stadens administrativa regler. 

Med informationslager avses informationsmaterial eller en informationsmaterialsamling som bildats av logiskt eller fysiskt sammanhängande data och skapats för ett speciellt ändamål. Data i informationslager kan behandlas antingen med hjälp av informationssystem eller manuellt. 

 Borgå stads informationslager består av fysiska informationslager, dvs. arkiv och logiska informationslager, dvs. register. I den här beskrivningen av handlingsoffentligheten är informationslagren uppdelade enligt användningsområde. Personregistren som innefattas i informationslagren finns beskrivna på Borgå stads webbplats. En länk för att informera den registrerade finns under länkarna som underlättar begäran om uppgifter. 

Borgå stad har 9 informationslager, som delas upp i 32 informationsmaterialsamlingar. Med informationsmaterialsamlingar avses mer exakta, myndigheters informationshelheter som är underställda informationslagren och utgörs av elektroniska uppgifter och pappershandlingar. 

Till exempel innehåller en informationsmaterialsamling över personalärenden uppgifter som hänför sig till skötandet av anställnings- och tjänsteförhållanden för organisationens personal. Handlingar som ingår i en informationsmaterialsamling är till exempel arbetsavtal.