Vinkkejä tapahtumajärjestäjille

Tapahtuman ideointi

Tapahtumakonseptin ideointiin ja suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa ja resursseja, jotta lopputulos eli tapahtuma olisi mahdollisimman onnistunut. Jo ideointivaiheessa on hyvä kartoittaa samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat eli mahdolliset kilpailijat tai yhteistyökumppanit sekä tarvittavat luvat ja rajoitukset ajan ja paikan suhteen. Keskeisten asioiden selvittyä kannattaa aloittaa yhteistyökumppaneiden hankinta. Sopivien kumppaneiden etsintään kannattaa panostaa. Älä kuitenkaan lupaa liikoja ja panosta ideasi esittelyyn, se tuo takuulla paremman tuloksen.

Tapahtuman ideoinnissa tärkeää:

Tapahtuman kohderyhmä
Tapahtuman sisältö
Ulko- vai sisätapahtuma -> tapahtumapaikan valinta
Tapahtumariskit -> sääolosuhteet ulkotapahtumissa
Tapahtuman ajankohta -> samanaikaiset tapahtumat
Tapahtuman aikataulu ja logistiikka
Sopivien yhteistyökumppaneiden miettiminen ja kontaktointi
Rahoituksen eri osa-alueet
Miten tapahtumaa kannattaa markkinoida?
Onko tuotantotiimillä tarvittavaa osaamista?
Onko tapahtumalle tarkoitus saada jatkoa?
Mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa? 


Onko työryhmässä tarvittavaa osaamista?

Oli kyseessä sitten pienempi tai suurempi tapahtuma niin työryhmään tarvitaan monipuolista osaamista. Tapahtumaa edeltävä aika vaatii  panostusta markkinointiin, viestintään, talouden suunnitteluun ja esim. logistiikan suunnittelua. Itse tapahtumapäivänä tarvitaan suurempi määrä ihmisiä toteutukseen ja hoitamaan juoksevia asioita. Jokaisen työryhmän jäsenen on tärkeä tietää ja ymmärtää oma tehtävänsä ja vastuunsa kokonaisuudessa. Tästä syystä organisaation sisäinen viestintä on ensiarvoisen tärkeää. Jokaisella tapahtumalla on aina oltava yksi nimetty vastuuhenkilö, joka vastaa kaikista osa-alueista.

Muista kartoittaa resurssit

Tapahtuman järjestämiseen ei innostuksesta huolimatta kannata ryhtyä liian vähin resurssein. Suunnitteluvaiheessa on syytä käydä huolellisesti läpi tapahtuman henkilö-, talous- osaamis- ja muut resurssit. 

Rahoitus ja kumppanuudet


Yksi tärkeimmistä työkaluista koko prosessin ajan on budjetti. Tapahtuman budjetti, johon on mahdollisimman tarkkaan kirjattu kaikki menot ja tulot, pitää tamahtumajärjestäjän ajan tasalla tapahtuman suhteen.

Yhteistyökumppaneiden ja sponsoreiden hankinta on aikaa vievää työtä, ja kannattaakin suunnitella hyvissä ajoin kontaktoitavat kumppanit. Sponsoreiden ja tukien hankinta vie aikaa ja tässäkin asiassa hyvä verkosto on eduksi. 

Muista myös perehtyä mahdollisiin apurahoihin ja avustuksiin. Useat apurahat tulee hakea useita kuukausia etukäteen, jolloin tulisi olla jo kohtuullisen tarkka suunnitelma tapahtumasta. Samaa koskee yritysten sponsorointibudjetteja. Päätökset tehdään hyvissä ajoin. Kannattaa myös miettiä yhteistyötä hyötysuhteiden kautta. Jos sopiva yhteistyökumppani pystyy tarjoamaan omia palveluja tai tuotteita tapahtumaan, esimerkiksi näkyvyyden tai muun yhteistyökuvion kautta, voi siitä olla kokonaisuudelle merkittävää hyötyä? Kannattaakin ajatella kumppanuuksia ja yhteistyötä yhtä luovasti kuin koko tapahtumaa!

Rahoitukseen ja resurssien hankintaan vaikuttaa myös se, kuka on tapahtuman järjestävä taho. Toimitaanko yhdityksessä, yrityksessä vai yksityishenkilönä?

Tapahtuman turvallisuus ja vastuut 

Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset: Esimerkiksi pelastuslaki, terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle tarkkoja vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin itse tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupahakemusten tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä. Muista kartoittaa mitkä kaikki luvat koskevat tapahtumaasi ja hoida ne ajoissa kuntoon. Aina kannattaa kysyä viranomaisilta tarkempaa neuvoa jos olet epävarma.

Yhteistyö viranomaisten kanssa


Tapahtumajärjestäjän on tapahtumaa suunnitellessaan ja järjestäessään tarvittaessa aktiivisesti konsultoitava viranomaisia onnistuakseen turvallisen tapahtuman järjestämisessä. Suurista tapahtumista ja muista tapahtumista, joista voi aiheutua yleisölle tai ulkopuolisille haittaa, on järjestettävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa viranomaistapaaminen, johon kutsutaan kaikki tarvittavat viranomaistahot. Palaverissa käydään tapahtuma läpi, ja kukin viranomainen asettaa omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee huomioida. Tilaisuuden luonteesta riippuen tapaamiseen voivat osallistua muun muassa poliisi, pelastusviranomainen, rakennusvalvonnan edustaja, ympäristönsuojelun, terveydensuojelun ja elintarvikevalvonnan edustajat sekä katutilavalvonnan ja kiinteistötoimen edustajat. 

Viranomaistarkastus

Ennen tapahtuman alkua järjestetään usein viranomaistarkastus, johon viranomaiset osallistuvat intressiensä mukaisesti. Tarkastuksen koollekutsumisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Viranomaiset saattavat myös itse ilmoittavaa tarkastuksesta järjestäjälle. Tarkastus järjestetään yleensä tapahtuma-alueella. Tarkastuksessa käydään läpi tapahtuman kriittiset elementit, turvallisuusriskit ja muut viranomaisten näkökulmasta olennaiset asiat. Ota tarkastukseen mukaan tarvittavat asiakirjat ja tarvittavat henkilöt. Jos tapahtuma järjestetään esim. konserttitalossa tai vastaavassa tapahtumapaikassa tarkastuksia ei välttämättä suoriteta. Silloin tietyt luvat ovat voimassa tapahtumapaikan puolesta. Tämä täytyy kuitenkin tarkistaa tapauskohtaisesti. 

Järjestyksenvalvonta

Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat järjestyksenvalvojat, joita on pääsääntöisesti oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle asettaa poliisi ja se voi myös tarvittaessa vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää. Tarkista aina suositukset poliisilta.

Ensiapuhenkilöstö

Tapahtumajärjestäjän on tarvittaessa järjestettävä tapahtumapaikalle ensiapuvalmius, jonka taso ja laajuus riippuvat tapahtuman luonteesta, laajuudesta, yleisömäärästä ja riskitasosta. Kun teet esim. pelastussuunnitelmaa, on tätä pohdittava ajoissa. Ensiapuvalmiuden taso voi tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä riippuen vaihdella yhdestä 2 – 3 hengen partiosta useisiin yksikköihin. Pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa ei välttämätt erillistä ensiapuryhmää tarvita, mutta tällöinkin tapahtuma-alueelta on löydyttävä välineet ensiavun antamiseen. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös ensihoitovalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Muista informoida jokaista tapahtumassa töissä olevaa henkilöä siitä miten toimitaan. Kaikkeen on aina syytä varautua.   

Tiedottaminen ja markkinointi

Kaikki viestintä on tiedottamista ja markkinointia! Pidä koko ajan mielessä miksi ja kenelle tapahtumaa järjestetään. Mieti kuinka parhaiten tavoittaisit tapahtuman kohderyhmän. Laadi viestintä- ja markkinointisuunnitelma myös sosiaalisen median kanavista. Muista ainakin seuraavat: Lehdistötiedote, lehti-ilmoitukset ja radiomainonta, julisteet, sosiaalinen media, verkostot ja postituslistat, vaikuttajamarkkinointi (blogit, instafeedit ym.) menovinkit ja ilmaispalstat. Ole luova!

Ota huomioon siis nämä!

-Tapahtumailmoitus poliisille
-Maankäyttölupa  
-Pelastussuunnitelma 
-Aluekartta
-Vakuutukset
-Teosto ja Gramex ilmoitukset ja maksut, mikäli tilaisuudessa soitetaan musiikkia (live esiintyjä ja/tai musiikkia nauhalta)
-Onko tarvetta kadun sulkemiselle? Lupa haetaan poliisilta ja kaupungin tulee puoltaa hakemusta.
-Elintarvikeilmoitus, kunnan ympäristöviranomainen/terveystarkastaja. Huom! Pienimmät toimijat, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäinen elintarvikkeiden tilapäinen myynti tai tarjoilu, on vapautettu ilmoitusvelvollisuudesta. Tarkista kuitenkin aina! 
-Meluilmoitus, kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle kirjallisesti ja Lupapisteen kautta.
-Anniskelulupa, luvan myöntää sijaintikunnan aluehallintovirasto, AVI.
-Tupakkalaki - Lähtökohtaisesti tapahtuma-alueella on aina tupakointi kielletty.
-Arpajaislupa - mikäli myydään enemmän kuin 500 pika-arpaa (poliisi).
-Aiotko käyttää tai säilyttää palavia nesteitä, nestekaasua tai räjähteitä, tervapatoja tai ulkoroihuja, tehdä avotulen tai nuotion? (poliisi ja pelastuslaitos)
-Aiotko järjestää ilotulituksen, tulinäytöksen tai käyttää pyroteknisiä tehosteita? (poliisi ja pelastuslaitos)
-Suunnittele myös tapahtuman ja rakenteiden purkaminen. 
-Alueen siivous – entä siivous jo tapahtuman aikana?
-Vuokra/ lainakaluston palautus
-Työryhmän loppupalaveri: missä onnistuttiin, missä olisi parannettavaa, järjestetäänkö tapahtuma uudelleen?