Säilytysaika määräytyy dokumentin säilytysajan tai käsittelyajan mukaan. Dokumentti arkistoidaan manuaalisesti tai sähköisesti kaupungin asianhallintajärjestelmään, kirjanpitoon tai henkilöstöhallinnan järjestelmään.

7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilörekisteri muodostuu vahvasti tunnistautuvista (suomi.fi tunnistautuminen) palvelun käyttäjistä. Porvoon kaupungin sähköistä allekirjoituspalvelua käytetään asiakirjojen allekirjoittamiseen sähköisesti ja vahvasti tunnistautuen.
Palvelun tarkoituksena on hyödyntää sähköisiä palveluita ja vahvaa tunnistautumista kunnan tehtävien ja velvollisuuksien Kuntalaki (410/2015) hoitamiseen.

8. Rekisterin tietosisältö

Luottamushenkilöiden perustiedot:

Etunimi
Sukunimi
Henkilötunnus
Sähköposti
Postiosoite

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Luottamushenkilö

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Porvoon kaupungin asianhallinta, kirjanpito ja henkilöstöhallinta

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Säilytetään lukitussa kaapissa

Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).