Henkilötietojen käsittely digitaalisen Voxit -osallistumisalustan käytössä

Digitaalista Voxit-osallistumisalustaa käytetään kaupungilla kuntalaisten ja/tai henkilöstön osallistamiseksi kaupungin palvelujen kehittämiseen ja päätöksentekoon.

Voxit on avoimen lähdekoodin digitaalinen osallistumisalusta, jonka tarkoituksena on mahdollistaa anonyymi ja rakentava mielipiteenvaihto valitusta aihepiiristä suurten ihmisjoukkojen kesken. Alustalla oli kaupungin asettamia taustaväitteitä ja siemenväitteitä. Osallistujat äänestävät (olen samaa mieltä, olen eri mieltä) tai ohittavat väitteen. Osallistujat saavat ensimmäiset kaksi viikkoa lisätä omia väitteitä, joista voi ilmaista mielipiteensä.

Voxit-alustalla keskustelu käydään anonyymisti. Ainoa käyttäjään liittyvä henkilötieto on käyttäjän IP-osoite. IP-osoitteen avulla käyttäjän on mahdollista palata keskusteluun antamaan mielipide uudesta osallistujan lisäämästä väittämästä. Samoin yksi käyttäjä voi eri IP-osoitteista osallistua keskusteluun useamman kerran.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-f -kohdan mukaisena henkilötietojen käsittelyperusteena on: 1 e-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan yleisen edun ja julkisen vallan käyttämiseksi.

Voxit-alustan käyttäjistä jää palveluntarjoajalle eli Haltu Oy:lle ainoastaan IP-osoitteet. Näitä ei pystytä vielä yhdistämään yksittäiseen vastaukseen eli kaupunki ei käsittele lainkaan IP-osoiterekisteriä.

Kaupunki saa tiedot rekisteröidyltä itseltään.

Rekisteritietoja ei luovuteta eteenpäin.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista niihin alkuperäisiin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty.

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Henkilötietoja käsittelevät tämän rekisterin toiminnasta ja palvelusta vastaavat kaupungin työntekijät. Henkilökuntaa sitoo viranhoitomääräyksessä tai työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus.

Kaikki henkilötietorekisteriä käyttävät henkilöt on koulutettu kiinnittämään huomiota tietosuojaan sekä asianmukaiseen tietojen turvaamiseen.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

• Osallistumisalusta

Sähköinen aineisto: Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti siten, että käyttö-, luku- ja muokkausoikeudet ovat vain niillä, jotka tarvitsevat kyseisiä käyttöoikeuksia työtehtäviensä tekemiseen. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Porvoon kaupunki, kaupunginhallitus
Raatihuoneenkatu 9, 06100 Porvoo
020 692 250 (puhelinneuvonta)