Howspace-yhteistyöalustan tietosuojaseloste
Päivitetty 2.10.2026
1. Rekisterin nimi
Howspace, yhteistyöalusta oppimisen ja kehittämisen tueksi.
2. Rekisterinpitäjä
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Järjestelmäasiantuntija
4. Vastuuhenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Charlotta Grönqvist
Kehitysjohtaja
5. Kaupungin tietosuojavastaava
6. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään Howspace-palvelussa niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia palvelun käyttötarkoituksen, kuten työskentelyn, viestinnän, yhteistyön tai kehittämistoiminnan toteuttamiseksi. Käyttäjän tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun käyttöoikeus päättyy tai tietojen säilyttämiselle ei enää ole perustetta. Palvelun käytön päättyessä henkilötiedot poistetaan kaupungin tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Howspace on kaupungin digitaalinen ympäristö, joka tukee henkilöstön, luottamushenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden työskentelyä, viestintää ja yhteistyötä.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen tehtävän hoitamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta) sekä kaupungin oikeutettuun tarpeeseen järjestää työskentelyä, viestintää ja yhteistyötä koskevat palvelut. Henkilöstön osalta käsittely voi perustua myös työsuhteen hoitamiseen.
8. Rekisterin tietosisältö
Nimi, sähköpostiosoite, loki- ja käyttöoikeustiedot
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään ja hänen lähijohtajaltaan.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle
On mahdollista. Tällöin varmistamme henkilötietojen siirtojen asianmukaisen suojan palveluntarjoajiemme kanssa tehtävillä sopimuksilla, jotka perustuvat Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC), tai muilla soveltuvilla ja käytettävissä olevilla suojatoimilla, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välisellä tietosuojakehyksellä (EU–US Data Privacy Framework).
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: Ei ole manuaalista aineistoa.
Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella.
13. Automaattinen päätöksenteko
Ei ole
14. Rekisteröidyn oikeudet
Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.
Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.
15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.