Kiinteistöjen omistajatiedot säilytetään pysyvästi, sillä kiinteistön aikaisempi sopimus- ja käyttöhistoria vaikuttaa kiinteistön sopimusasioiden ja liittymisehtojen käsittelyyn. Laskutustiedot säilytetään kirjanpitosäännösten mukaisesti.

7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Vesihuoltopalvelujen käyttö ja asiakassuhteen hoitaminen.

8. Rekisterin tietosisältö

Kiinteistön omistajatiedot (nimi- ja osoitetiedot, henkilötunnus ja kiinteistön rekisteritiedot)
Laskutus- ja vedenkulutustiedot
Maksu- ja pankkiyhteystiedot

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Ensisijaisesti asiakkaalta suoraan, tietoja täydennetään tarvittaessa Kiinteistötietojärjestelmästä, Rakennus- ja huoneistorekisteristä tai väestötietojärjestelmästä.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Sähköpostiosoitteet luovutetaan asiakastyytyväisyyskyselyn suorittajalle.
Alihankkijamme CGI, Keypro ja Esri suorittavat henkilötietojen käsittelyä lukuumme.

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Manuaaliset aineistot säilytetään valvotuissa ja/tai lukituissa tiloissa siten, ettei sivullisilla ole niihin pääsyä.

Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Aineistoja käsitellään kahdessa tietojärjestelmässä (Vesikanta, Sonet). Lisäksi osa Vesikannan tiedoista näkyy KeyAqua sekä Esri verkkotietojärjestelmässä.
Järjestelmät ovat suojattu käyttäjäkohtaisella kirjautumisella. Vesikanta ja Sonet ovat käytettävissä ainoastaan nimetyissä työasemissa kaupungin sisäverkossa. KeyAqua ja Esri toimii ulkoisessa tietoverkossa, mutta asiakastietojen näkyvyys on rajoitettu niihin oikeuttaviin käyttäjätunnuksiin.

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).