Porvoon elinvoiman toimialan tilojen varaus- ja käyttöehdot
Elinvoiman toimiala mahdollistaa tiettyjen tilojensa vuokraamisen ja varaamisen kuntalaisten, yhdistysten ja yritysten käyttöön. Varattavat tilat voivat olla maksuttomia tai maksullisia.
Toimiala noudattaa tilavarauksissaan seuraavia ehtoja, joita täydennetään tarvittaessa tilakohtaisin ehdoin:
- Varauksen hinta määräytyy voimassa olevan hinnaston perusteella.
- Tilan varaaja on vastuuhenkilö tilan käyttöön liittyen. Varaajan tulee olla täysi-ikäinen.
- Tilan varaus edellyttää varaajan yhteystietojen luovuttamista.
- Kaupungin tiloissa järjestettävä tilaisuus ei lähtökohtaisesti saa häiritä muuta toimipisteen toimintaa, asiakkaita tai käyttäjiä. Mahdollista melua tai häiriötä aiheuttavista yleisötilaisuuksista sovitaan tapauskohtaisesti tilan haltijan ja tarvittaessa viranomaisten kanssa.
- Kaupungin tiloissa järjestettävän tilaisuuden tai tapahtuman sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lakien tai Porvoon kaupunkistrategian tai hyvinvointisuunnitelman kanssa tai olla hyvän tavan vastainen. Tiloja ei vuokrata ihmisryhmiä syrjivään toimintaan eikä sellaiselle toimijalle, jonka muun toiminnan sisältö on selkeästi ihmisryhmää tai ihmisryhmiä syrjivää.
- Tiloja ei vuokrata vaalikaranteenin aikana yksittäisten puolueiden yleisötilaisuuksiin.
- Kaupunkiorganisaation ulkopuoliset tahot voivat järjestää omia tilaisuuksiaan ja tapahtumiaan elinvoiman toimialan varattavissa, erillisissä tiloissa. Tilaisuuksien ja tapahtumien järjestäminen elinvoiman toimialan yleisissä asiakastiloissa näiden yleisinä aukioloaikoina edellyttää aina tilaisuuden tai tapahtuman järjestämistä yhteistyössä tilaa hallinnoivan yksikön kanssa (esimerkiksi kirjastopalvelut, nuorisopalvelut tai taideoppilaitos). Vain tiloja hallinnoiva elinvoiman toimialan yksikkö voi olla vastuullisena järjestäjänä yleisötilaisuuksissa, joissa edellytetään ilmoitusta poliisille ja/tai turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaa ellei tilaisuuden järjestämisestä ole erikseen sovittu tilaa hallinnoivan yksikön kanssa ja ellei tilaa hallinnoiva yksikkö tee laajempaa yhteistyötä tilaisuuden järjestäjän kanssa (esim. kumppanuus). Tällaisia yleisötilaisuuksia ovat esimerkiksi yli 200 henkilön tilaisuudet, tapahtumat, joissa tarvitaan järjestyksenvalvontaa sekä tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita ja joihin liittyy siksi tilaisuuden häirinnän riski.
- Taidetehtaalla tapahtuman järjestäminen edellyttää vahvistettua tapahtumatilojen varausta joko Porvoon kaupungilta tai Porvoo Event Factory Oy Ab:ltä. Tapahtuman järjestäjä voi olla muu taho kuin tilaa hallinnoiva elinvoiman toimialan yksikkö. Vastuulliseksi tapahtumajärjestäjäksi katsotaan se taho, joka maksaa tilan vuokralaskun.
- Taidetehtaalla noudatetaan talon voimassa olevaa pelastussuunnitelmaa. Mikäli tilaisuus sisältää erityisjärjestelyjä, jotka poikkeavat tavanomaisesta käytöstä, vastuullinen tapahtumajärjestäjä huolehtii tarvittavista viranomaisilmoituksista sekä turvallisuus- ja pelastussuunnitelmien täydentämisestä.
- Tilan ilmoitettua maksimihenkilömäärää ei saa ylittää.
- Mahdollisesta muusta kuin varaukseen määritellystä käytöstä aiheutuneet kulut (esim. vartiointi-, järjestely- ja siivouskulut) laskutetaan tilan varaajalta.
- Varaajan tulee huolehtia tilassa mahdollisesti käytössä olevan hälytysjärjestelmän ja/tai sähköisen lukituksen asianmukaisesta käytöstä ohjeiden mukaisesti.
- Varattu tila kalusteineen on varaajan käytettävissä varauksessa määriteltynä aikana. Varaaja voi käyttää tilaesittelyssä mainittua varustusta. Osassa tiloista on käytössä kaupungin avoin vierailijaverkko. Taidetehtaalla tilaaja voi käyttää ainoastaan varausvahvistuksessa mainittua tekniikkaa ja kalusteita. Kaikki varausvahvistukseen sisältymättömät tekniikka- ja kalusteratkaisut tulee varata erikseen, ja niistä veloitetaan lisämaksu.
- Tilat tulee jättää käytön jälkeen siihen kuntoon kuin ne olivat vuokrauksen alkaessa. Mahdollisten alkuvalmistelujen ja loppusiivouksen tulee sisältyä varattuun aikaan.
- Tiloissa tulee noudattaa tilan turvallisuusohjeita. Lähtiessä tulee varmistaa, että ovet ja ikkunat on suljettu.
- Varaajan on huolehdittava tilassa järjestämäänsä toimintaan tarvittavista viranomaisluvista.
- Oheismyynnistä tapahtuman aikana sekä kaupallisista tapahtumista sovitaan tilaa hallinnoivan yksikön kanssa tapauskohtaisesti. Lähtökohtaisesti tilan varaaminen tai vuokraaminen ei pidä sisällään lupaa kaupalliseen toimintaan. Taidetehtaalla tilavuokran hinta määräytyy kaupallisen ja ei-kaupallisen toiminnan mukaan. Ehdot oheismyynnille vahvistetaan tilavarausvahvistuksen yhteydessä.
- Varaaja on korvausvelvollinen, mikäli tilan käyttäjät aiheuttavat vahinkoa kiinteistölle tai irtaimistolle. Vahingoista on ilmoitettava välittömästi tilan yhteyshenkilölle.
- Tilaa hallinnoivan yksikön edustajalla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä varaajan pääsy tilaan tai keskeyttää tilassa järjestettävä tilaisuus, mikäli ilmenee, että edellä mainittuja sääntöjä rikotaan tai on rikottu.