Asiakirjahallintajärjestelmän tietosuojaseloste

Dynasty 10, asiakirjahallintajärjestelmä

Henkilötietoja säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman (TOS), arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) sekä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.  

Säilytysajat vaihtelevat asiaryhmittäin. Osa tiedoista säilytetään määräajan ja osa pysyvästi kaupungin asiakirjahallintaa koskevien määräysten perusteella

Henkilötietoja käsitellään kaupungille saapuvien asioiden käsittelyä, valmistelua, päätöksentekoa, toimeenpanoa, tiedoksiantoa, asiakirjahallintoa sekä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamista varten. 

Asianhallintajärjestelmään tallennetaan kaupungin kirjaamoon, sähköisiin asiointipalveluihin, verkkolomakkeisiin, sähköpostitse tai muulla tavoin saapuvia asioita ja asiakirjoja. Järjestelmää käytetään myös toimielinten päätöksenteon valmisteluun ja dokumentointiin. 

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja: 

• nimi
• henkilötunnus silloin, kun sen käsittelylle on lainsäädännöllinen peruste
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• asiointiin, hakemukseen, ilmoitukseen tai vaatimukseen liittyvät tiedot
• asian käsittelyyn liittyvät asiakirjat ja liitteet
• päätöksenteon kannalta tarpeelliset selvitykset
• loki- ja käyttöoikeustiedot. 

Käsiteltävät tiedot voivat yksittäisissä tapauksissa sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai muita salassa pidettäviä tietoja asian käsittelyn niin edellyttäessä.

Tiedot saadaan pääasiassa:

• rekisteröidyltä itseltään
• kaupungin kirjaamolta
• kaupungin sähköisten asiointipalvelujen kautta
• kaupungin verkkolomakkeilta
• sähköpostitse tai kirjeitse toimitetuista asiakirjoista
• muilta viranomaisilta lain sallimissa tilanteissa
• kaupungin omista tietojärjestelmistä asian käsittelyn edellyttämässä laajuudessa

Dynasty-järjestelmän pilvipalvelu hyödyntää Microsoftin palveluita. Tiedot säilytetään Euroopan talousalueella Microsoftin tietosuojaehdoissa kuvattujen suojatoimien mukaisesti.  

Mahdollisissa siirroissa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  

Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot:

Porvoon kaupungin yleiset suojauksen perusteet.

Ei automaattista päätöksentekoa.

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.