Dataskyddsbeskrivning för ärendehanteringssystem Dynasty 10

Dynasty 10 ärendehanteringssystem

Personuppgifter lagras i enlighet med stadens informationsstyrningsplan, arkivbildningsplan samt gällande lagstiftning.

Lagringstiderna varierar beroende på sakgrupp. En del av uppgifterna bevaras tidsbegränsat och en del permanent, enligt stadens bestämmelser om dokumenthantering

Personuppgifter behandlas för hantering, beredning, beslutsfattande, verkställighet, delgivning av stadens ärenden, dokumentförvaltning samt för att uppfylla lagstadgade skyldigheter.

I ärendehanteringssystemet lagras ärenden och dokument som inkommer till stadens registratorskontor, elektroniska tjänster, webbformulär, e-post eller på annat sätt. Systemet används även för att bereda och dokumentera organens beslutsfattande.

I registret behandlas följande uppgifter:

• namn
• personnummer när det finns en rättslig grund för behandlingen av det
• kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-post)
• uppgifter som hänför sig till uträttande av ärenden, ansökan, anmälan eller yrkande
• dokument och bilagor som rör behandlingen av ärendet
• utredningar som är nödvändiga för beslutsfattandet
• logg- och behörighetsuppgifter.

De uppgifter som behandlas kan i enskilda fall även innehålla uppgifter som tillhör särskilda kategorier av personuppgifter eller andra sekretessbelagda uppgifter, om behandlingen av ärendet så kräver

Uppgifterna fås huvudsakligen från:

• från den registrerade själv
• från stadens registratorskontor
• via stadens elektroniska tjänster
• från stadens webbformulär
• av dokument som skickats via e-post eller brev
• från andra myndigheter enligt lagens gränser
• från stadens egna informationssystem i den utsträckning som krävs för behandlingen av ärendet

Dynasty-systemets molntjänst utnyttjar Microsofts tjänster. Uppgifterna lagras inom europeiska ekonomiska samarbetsområdet i enlighet med de skyddsåtgärder som beskrivs i Microsofts sekretesspolicy.

Vid eventuella överföringar följs kraven i EU:s dataskyddsförordning.

Uppgifter överförs inte till områden utanför EU eller EES.

Manuellt material: –

Information som behandlas i elektronisk form:

Borgå stads allmänna principer för skydd.

Inget automatiserat beslutsfattande.

Det är av yttersta vikt för Borgå stad att tillförlitligheten och trovärdigheten hos stadens system och personregister kan upprätthållas och säkerställas. All behandling av personuppgifter följer dataskyddslagstiftningen, där de viktigaste allmänna lagarna som reglerar personregister och behandling av personuppgifter är dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s allmänna dataskyddsförordning GDPR (679/2016).

Den registrerade har rätt att:

• få information om behandlingen av sina personuppgifter
• få tillgång till uppgifterna
• rätta uppgifterna
• radera uppgifterna och bli bortglömd
• begränsa behandlingen av uppgifterna
• överföra uppgifterna från ett system till ett annat
• invända mot behandlingen av uppgifterna
• att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande

Den registrerade kan inte utöva alla ovan nämnda rättigheter i alla situationer, eftersom utövandet av rättigheterna påverkas bland annat av grunden för behandlingen av personuppgifterna.

För mer information om behandling av personuppgifter och personregister, vänligen kontakta registrets kontaktpersoner eller stadens dataskyddsombud.

Om du anser att behandlingen av dina uppgifter har brutit mot dataskyddslagstiftningen kan du hänskjuta ärendet till Dataskyddsombudsmannen. Dataskyddsombudsmannen ger dig ytterligare information och anvisningar i ärendet.

Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.