Henkilötietoja käsitellään yleistä etua / julkisen vallan käyttöä koskevien tehtävien toteuttamiseksi. Lisäksi käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteri kuulu julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän piiriin, ja sen käyttötarkoituksena on liikuntapalveluiden järjestäminen, kehittäminen ja seuranta. Rekisterin tietoja käytetään muun muassa liikuntaryhmien toiminnan suunnitteluun, ilmoittautumisten hallintaan, laskutukseen, asiakasviestintään sekä toiminnan arviointiin. Tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

8. Rekisterin tietosisältö

Asiakastiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta henkilöt voidaan tunnistaa riittävällä tarkkuudella esimerkiksi toimintaan osallistumista ja maksujen kohdentamista varten. Henkilötunnus kerätään, kun ilmoittaudutaan maksulliselle kurssille, jotta lasku voidaan muodostaa kaupungin laskutusjärjestelmässä.

Alaikäisten asiakkaiden kohdalla tallennetaan lisäksi huoltajan tiedot, jotta asiointi ja laskutus voidaan hoitaa asianmukaisesti. Mikäli täysi-ikäinen asiakas haluaa laskun esimerkiksi työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan laskutustiedot.

Rekisteriin kerätään myös asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät:

Asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot
Alaikäisen asiakkaan huoltajan henkilö- ja yhteystiedot
Henkilökunnan / ryhmien ohjaajien yhteystiedot
Kursseille ja tapahtumiin osallistumiseen liittyvät tiedot, kuten ilmoittautumiset sekä
läsnä- ja poissaolotiedot (päiväkirjat)

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujien tiedot tallennetaan heidän itsensä antamien tietojen perusteella kurssille tai tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
Ryhmän ohjaajan tiedot saadaan ohjaajalta itseltään palkkaamisen tai tehtävään nimeämisen yhteydessä.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi perintätapauksissa. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, markkina- tai mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimustarkoituksiin.

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Kaikessa käsittelyssä noudatetaan tietoturvallisia käytäntöjä ja asiakkaan tietosuojaa kunnioittavaa toimintatapaa. Henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja saa tehtäväänsä asianmukaista koulutusta. Arkistoitavat asiakirjat säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot: Pääsy järjestelmään on rajattu käyttäjän työtehtävien ja roolin perusteella. Järjestelmä toimii suljetussa ympäristössä, joka täyttää kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset.

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).