Henkilötietoja käsitellään yleistä etua / julkisen vallan käyttöä koskevien tehtävien toteuttamiseksi. Lisäksi käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteri kuuluu julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän piiriin, ja sen käyttötarkoituksena on liikuntaneuvonnan järjestäminen, kehittäminen ja seuranta. Rekisterin tietoja käytetään muun muassa liikuntaneuvonnassa asiakastiedon ja tapaamisten kirjaamiseen, asiakasviestintään sekä tulosten mittaamiseen. Lisäksi tietojen keräämisen tarkoituksena on myös raportointi ja tieteellinen tutkimus. Tilastollisissa sekä tieteellisissä analyyseissä yksittäisten henkilöiden identiteetti ei selviä missään vaiheessa. Tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

8. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavat rekisteröityjen henkilötietoryhmät. Käsiteltäviin henkilötietoihin ei sisälly tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä

Käsiteltävät henkilötietoryhmät:

Asiakkaan nimi
Sukupuoli
Syntymäaika
Sähköposti
Vastaukset rekisterinpitäjän mittareihin, joiden voidaan katsoa olevan terveystietoa
riippuen valituista mittareista.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujien tiedot tallennetaan heidän itsensä antamien tietojen perusteella.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, pois lukien etukäteen kirjallisesti sovittu tieteellinen tutkimus. Palveluntarjoajan palvelun tuottamisen yhteydessä mittaustiedoista jää Xamkille pseudonymisoitu kopio tilastollisista raportointia sekä tieteellistä tutkimusta varten. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, markkina- tai mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimustarkoituksiin.

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Kaikessa käsittelyssä noudatetaan tietoturvallisia käytäntöjä ja asiakkaan tietosuojaa kunnioittavaa toimintatapaa. Henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja saa tehtäväänsä asianmukaista koulutusta. Arkistoitavat asiakirjat säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot: Pääsy järjestelmään on rajattu käyttäjän työtehtävien ja roolin perusteella. Järjestelmä toimii suljetussa ympäristössä, joka täyttää kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset.

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).