Tiedot tallennetaan rekisteriin sitoumuksen valmistelun aikana. Jos ilmastokumppanuutta ei synny, tiedot poistetaan. Ilmastokumppanuuden muodostuessa tietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröidyn sitoumus kaupungin kanssa on voimassa.

7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietojen käsittelyn tarkoitus perustuu Porvoon ilmastokumppani -verkoston toimintaan ja sen ylläpitämiseen kumppanuuden ehtojen mukaisesti.
Rekisteröidyt ovat vapaaehtoisesti hakeutuneet kaupungin ilmastokumppaneiksi, joten tietojen käsittelyn oikeusperustetta ohjaa rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietojen käsittely yllä olevan mukaisesti on välttämätöntä Porvoon ilmastokumppani -verkoston toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi.

8. Rekisterin tietosisältö

Organisaation nimi
Yhteyshenkilön nimi
Yhteyshenkilön puhelinnumero
Yhteyshenkilön sähköposti
Y-tunnus
Organisaation henkilöstömäärä
Organisaation liikevaihto
Organisaation ilmasto- ja ympäristötoimet sekä tavoitteet

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään saadut tiedot kumppanuuden ehtojen mukaisesti (esim. alkukartoituslomake, sitoumuksen sisältö).

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Porvoon kaupunki voi luovuttaa rekisterin tietosisällön kehitysyhtiö Posintralle, joka auttaa rekisteröityä kehittämään vastuullista liiketoimintaa. Tiedot luovutetaan aina niiden päivittyessä, jotta myös kehitysyhtiön tiedot pysyvät ajan tasalla. Rekisteröity voi kuitenkin halutessaan kieltäytyä tietojen luovuttamisesta. Tällöin rekisteröidyn pitää erikseen ilmoittaa tästä rekisterin vastuuhenkilölle.
Porvoon kaupunki voi hyödyntää rekisterin tietosisältöä ilmastokumppanuuteen liittyvässä viestinnässä kumppanuuden ehtojen mukaisesti. Muuhun tiedon luovuttamiseen pyydetään rekisteröidyltä erikseen lupa.

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Mahdolliset paperitulosteet säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Rekisterin elektronisesti tallennetut henkilötiedot on suojattu tietoturvallisesti (käyttäjätunnus, salasana) niin, että niihin pääsee käsiksi vain rekisterin yhteyshenkilö.

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).