Porvoon työllisyysalue, työvoimapalvelujen tietosuojaseloste

Porvoon työllisyysalue, työvoimapalvelut

Porvoon kaupunki / Porvoon työllisyysalue, sekä osittainen yhteisrekisteri KEHA-keskuksen kanssa

Kaupunginlakimies

Tietojen säilyttämistä ohjaa lainsäädäntö. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kunne eivät ole enää tarpeellisia. Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tiedot ja niiden säilytysajat on lueteltu tiedonohjaussuunnitelmassa, jonka ylläpidosta vastaa KEHA-keskus. Julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävän asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden asiakastiedot poistetaan pääsääntöisesti neljän vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä. Osan asiakastiedoista Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen.

Käsittelemme työllisyyspalveluiden asiakkaiden tietoja työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain mukaisten tehtävien järjestämiseksi. Henkilötietoja tallennetaan henkilörekistereihin vain perustellusta syystä. Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa (finlex.fi):

• laki työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023)
• työttömyysturvalaki (1290/2002)
• laki kotoutumisen edistämisestä (681/2023)
• lakikuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)
• laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä (381/2023)
• laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön
• soveltamisesta (352/2010)
• lakiammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
• laki rekrytointitukikokeilusta (20/2022)

Annettuja henkilötietoja käsitellään vain lakisääteisten tehtävien hoitamisen yhteydessä. Tietoja käsittelevät työtehtäviensä mukaisesti työllisyyspalveluiden työntekijät sekä sopimusperusteisesti toimivat
palveluntuottajat alihankkijoineen ja yhteistyökumppanit. Työllisyysalue on velvoittanut palveluntuottajaa
toimimaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevällä henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.
Anonymisoituja tietoja käytetään tietojärjestelmän ja palveluiden kehittämiseksi. Kehitystyötä tekevät henkilöt ovat virkasuhteessa toimivia henkilöitä, joita koskee salassapitosäädökset sekä palveluntuottajan ja yhteistyökumppanin henkilöstöä, jolla on sopimusperusteisesti salassapitovelvollisuus.

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita on kuusi kappaletta: suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu. Me käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

1. Lakisääteinen velvoite

Viranomaispalveluissa asiakkaan tietojen käsittely perustuu lakisääteisten palveluiden järjestämiseen ja
tuottamiseen. Velvollisuuksista säädetään pääosin laissa työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023).

2. Suostumus

Asiakkaan työllisyyspalveluille luovuttamat tai hänen suostumuksellaan toimitetut terveystiedot voidaan
luovuttaa työnantajalle vain yksilöidyn kirjallisen suostumuksen perusteella.
Työnantajille voidaan toimittaa vain ne tiedot, joita työpaikan täyttö edellyttää ja joiden luovuttamiseen on asiakkaan kirjallinen suostumus:
Tällaisia tietoja ovat muun muassa:

• työnhakijan nimi ja yhteystiedot, äidinkieli, muu kielitaito ja kansalaisuus
• työnhakijan koulutus ja suorittamat ammatilliset tutkinnot sekä tarpeellisin osin niiden sisältö ja arvosanat
• työhistoria työtodistuksesta ilmenevine tietoineen
• erityisosaaminen, työ- ja koulutustoiveet samoin kuin työnhakijan itsensä laatima
• työnhakuesittely työnantajia varten
• määräaikaisen työsopimuksen solmimisedellytysten selvittämiseksi tieto henkilön yhdenjaksoisesta työttömänä työnhakija olosta edellisen 12 kuukauden aikana

Tallennamme muun muassa seuraavia asiakastietoja:

• tunniste- ja yhteystiedot
• työllisyyspalvelujen asiakkuuteen ja asiointiin liittyvät tiedot
• koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot
• palvelutarvetta ja suunnitelmia koskevat tiedot
• tiedot työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille
• työllisyyspalvelujen tarjoamisen edellyttämät terveydentila- ja muut tiedot
• työvoimapoliittiset lausunnot
• tiedot työ- ja elinkeinohallinnon palveluista ja etuuksista
• monialaisen yhteispalvelun asiakastietoaineistoon sellaiset sosiaalista tilannetta koskevat
• tiedot, joilla on vaikutusta työllistymiseen.

Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri
palvelutilanteissa henkilöasiakkaan Oma asiointi-palvelussa, puhelimessa ja käyntiasiointien yhteydessä. Tiedot kerätään asiakkaalta ja viranomaisilta siinä laajuudessa, kun se on tarpeen asiakkuuden hoidossa.
Tietoja saadaan luovutuksina henkilörekistereistä muilta valtion viranomaisilta, Kansaneläkelaitokselta,
työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työllisyysrahastolta, julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden
palveluntuottajalta sekä kokeilun järjestäjältä (Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 6 luku 54 §). Tietoja työtarjouksiin liittyvistä sekä henkilöön kohdistuvista rekrytointiratkaisuista saadaan työnantajilta.
Kun rekisteriin tallentuva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merkitään,
mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

Työnantajalla on oikeus tietää, onko entinen työntekijä työnhakijana julkisissa työvoimapalveluissa, kun hän toteuttaa työsopimuslain mukaista takaisinotto-velvollisuuttaan.
Työllisyyspalveluilla, Kansaneläkelaitoksella, työttömyyskassoilla sekä ulkomaisilla laitoksilla, joilla on
toimivalta käsitellä henkilön työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tehtäviä, on keskenään oikeus vaihtaa työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tietoja, joilla on vaikutusta henkilön oikeuteen saada
työttömyysetuutta. (Työttömyysturvalaki 11 luku 4a§ sekä 13 luku 1 ja 3 §, Laki sosiaaliturvajärjestelmien
yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta.)
Muille viranomaisille asiakastietoja luovutetaan, jos tietojen luovuttamisesta on säädetty laissa tai tietojen
luovuttamiseen on asiakkaan suostumus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tietopyynnön tehneen viranomaisen toimivallan laajuudesta. Viranomaisia, joilla on oikeus pyytää tietoja asiakkaasta ovat esimerkiksi ETK, KEVA, Maahanmuuttovirasto, poliisi, sosiaaliviranomainen ja ulosottoviranomainen.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa myös työllisyyspalveluiden tuottajalle ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työllistymistä tukevan palvelun tuottajalle, jos tiedot ovat palvelun järjestämiseksi välttämättömiä (laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 116 § 4 mom.).
Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tietojen pohjalta tuotetaan kuukausittain työ- ja elinkeinoministeriön Työnvälitystilasto.
KEHA-keskuksen myöntämän tutkimusluvan perusteella asiakastietoja voidaan luovuttaa
tutkimustarkoituksiin, muun muassa tilastointia, tieteellistä tutkimusta tai viranomaisten suunnittelu- työtä
varten. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tutkimuslupahakemuksen liitteenä olevan
tutkimussuunnitelman mukaan.
Palveluiden käyttäjällä on oikeus muun muassa saada tieto siitä, mitä tietoja palveluiden käyttäjästä
tallennetaan. Palveluiden käyttäjä voi tarkistaa työllisyyspalveluiden keräämät tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle.

Ei siirretä

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Porvoon kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti. Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Porvoon kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Ei ole

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).

Porvoon työvoimapalvelut tuottavat työnvälityspalveluita (mukaan lukien kansainvälinen rekrytointi ja
EURES), tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluja, valmennusta, työvoimakoulutusta sekä muutosturvapalveluita ja -koulutusta. Julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvat myös henkilöasiakkaan palveluprosessiin liittyvät asiantuntija-arvioinnit sekä työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain mukaiset kokeilut, työttömyysetuudella tuettu työnhakijan omaehtoinen opiskelu sekä työnantajalle ja henkilöasiakkaalle myönnettävät tuet ja korvaukset.
Palvelu, joka tukee henkilöasiakkaan työllistymistä, tukee samalla yrityksen tai muun työnantajan työvoiman saantia. Yrityksille ja työnantajille tarjottavia työvoima- ja yrityspalveluita ovat työnvälitys, tieto- ja neuvontapalvelut, palkkatuki, työhönvalmentajan palvelut ja yhteishankintakoulutukset. Alkavaa yrittäjyyttä tuetaan tieto- ja neuvontapalveluilla, yrittäjävalmiuksien ja yritystoiminnan edellytysten arvioinnilla, uravalmennuksella, työkokeilulla, yrittäjäkoulutuksella ja starttirahalla.
Monialaisen yhteispalvelun tavoitteena on edistää työttömien työllistymistä tarjoamalla heidän
palvelutarpeensa mukaisia julkisia työvoimapalveluja sekä sosiaali-, terveys- ja kuntoutuspalveluja
yhteistyömallilla, jossa työvoimapalvelut, Kansaneläkelaitos ja hyvinvointialue yhdessä arvioivat työttömien palvelutarpeet, suunnittelevat työttömien työllistymisen kannalta tarkoituksenmukaiset palvelukokonaisuudet sekä vastaavat työttömien työllistymisprosessin etenemisestä ja seurannasta.
Tämän asiakirjan tarkoitus on kertoa, miten henkilötietoja käsitellään Porvoon työvoimapalveluiden
yhteydessä sekä siitä, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi
käyttää niitä.
Mikäli sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä yleisiä kysymyksiä, voit ottaa yhteyden rekisterin
yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön tai muuten käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit toimittaa tietopyynnön kaupungin kirjaamoon.