8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakirjat säilytettiin pysyvästi Kansallisarkiston päätöksen (KA/13089/07.01.01.03.01/2018) mukaan, kunnes 1.8.2017 alkaen päätös on kumottu.

Muiden henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilytysajoista määrätään Porvoon kaupungin Arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS).

7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Lakisääteisen varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäminen ja ylläpito, sekä pääasiallinen lainsäädäntö:

Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
Laki varhaiskasvatuksen palvelusetelistä (1048/2025)
Perusopetuslaki (628/1998)
Eurooppalainen tietosuoja-asetus (GDPR)

8. Rekisterin tietosisältö

Kuntatiedot
Toimintayksikkötiedot
Lapsen tiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, kansalaisuus, äidinkieli, kotikieli, uskontokunta, maahanmuuttoon liittyvät tiedot
Huoltajien henkilö- ja tulotiedot
Päätökset: varhaiskasvatus-, esiopetus-, palveluseteli-, kerho- ja maksupäätös, lapsen tuen hallintopäätös
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma, Lapsen esiopetussuunnitelma ja pedagoginen dokumentointi
Laskutukseen siirtyneet tiedot: asiakasmaksu, palveluseteli
Lasten hoitoaikavaraukset, poissaolot, luvat (tiedoksianto, kuvauslupa, tulorekisterin käyttö)
Tiedot varhaiskasvatuksen henkilökunnasta: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työpaikka, tehtävä/toimenkuva, palvelussuhteen luonne, palvelussuhteen voimassaolo, kulut ja palkanlisät, tutkinto, täydennyskoulutukset, pitkät poissaolot
Työvuorosuunnitelmat, työaikakirjanpito
Lasten ja työntekijöiden sisään- ja uloskirjaukset

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Lapsen huoltajat (hakemus), väestörekisteri, kansallinen tulorekisteri ja Porvoon kaupungin HR-järjestelmä

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan muille toimijoille vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. (Perusopetuslaki 41 §)

Varhaiskasvatuslain määräämät tiedot varhaiskasvatuksesta siirretään OPH:n varhaiskasvatuksen valtakunnalliseen tietovaranto Vardaan, josta eri viranomaiset saavat haluamiaan tietoja (KELA,Tilastokeskus).

Esiopetuksen oppilastiedot siirretään tietovaranto Koskeen.

Tietoja lasten hoitoajoista siirretään ateriatilausjärjestelmä Aromiin, minkä mukaan automatisoidut ateriatilaukset tehdään.

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Varhaiskasvatuksen Daisy –tietojärjestelmän palvelinsovellus ja tietokanta sijaitsevat toimittajan järjestämällä/hallinnoimalla palvelimella ja toimittaja vastaa sen tietoturvasta. Palvelusopimuksessa on määritelty tekniseen ympäristöön liittyvät vaatimukset.

Päivittäisessä toiminnassa työntekijät käyttävät älypuhelimissa/tableteissa mDaisyä lasten ja henkilökunnan kulunvalvontaan. mDaisyn ja palvelimen välinen liikenne on salattu HTTPS-protokollan avulla. Sovellus on avattu keskitetysti eikä avaamiseen tarvittavaa tunnusta ja salasanaa ole jaettu työntekijöille. Henkilökunta kirjautuu sisään henkilökohtaisella tunnisteella.

Huoltaja kirjautuu aina vahvalla tunnistautumisella varhaiskasvatuksen sähköiseen asiointipalvelu eDaisyyn, jossa hän tekee hakemuksia ja lukee päätöksiä. DaisyFamily-sovelluksen kautta huoltajat ilmoittavat mm. hoitoaikoja. Ensimmäisellä kerralla huoltajat kirjautuvat DaisyFamilyyn aina vahvalla tunnistautumisella.

Henkilökunnan työväline on DaisyManager, johon henkilökunta kirjautuu AD-keskitetyn käyttäjähallinnan tunnuksilla, joiden käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

Sähköiset tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee käsittelemään vain siihen oikeutettu työntekijä siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät.

Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan lokitiedostoin.

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).