Rekisteriä pidetään Porvoon Taidetehtaan tilavarausten hallintaan ja laskuttamiseen, eli asiakassuhteen hoitoon (tilavaraukset, laskutus, yhteydenpito).

8. Rekisterin tietosisältö

Etunimi, sukunimi, Y-tunnus (jos henkilötieto on yhdistykseen, yhteiskunnalliseen yritykseen, säätiöön tai hyväntekeväisyysjärjestöön liittyvä), osoite, puhelinnumero, sähköposti.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tilavarauksen teon yhteydessä tai asiakkaan yhteydenotosta (sähköpostiviestistä, puhelinkeskustelusta tai asiakastapaamisesta).

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin henkilötietoja siirtyy Hailerista laskutuksen yhteydessä Porvoon kaupungin käyttämään laskutusohjelmaan (CGI DataCycle360). Tiedot siirtyvät sähköisesti. Mikäli asiakas ei maksa laskuaan, siirtyy rekisteritietoja perintätoimistolle (Lowell). Tiedot siirtyvät sähköisesti.

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Tiedoista ei synny manuaalista aineistoa.

Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Tietoja käytetään ilmoittajan suostumuksen perusteella. Ilmoittajan tietoja käsittelevät Porvoon kaupungin organisaatiossa tilavarauksia käsittelevät henkilöt. Sähköistä rekisteriä käsittelevät ne henkilöt, joilla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Rekisterin käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).