Säilytysaika on suunnittelukohteen hallinnollisen käsittelyn mukainen. Rekisteri hävitetään sen jälkeen, kun suunnittelukohteen hallinnollinen käsittely on päättynyt.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MRA 43 §:n mukaisen ilmoituksen lähettämistä varten kerätään kiinteistötunnukset, nimet ja osoitetiedot suunnittelualueeseen rajautuvista kiinteistönomistajista ja –haltijoista sekä kyseessä olevista heidän hallinnassaan olevista kiinteistöistä. Lisäksi joissain kohteissa saattaa olla lain määrittäminä asianosaisina muitakin tahoja tai henkilöitä, joiden yhteystiedot (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) kerätään samaan rekisteriin.

7. Rekisterin tietosisältö

kiinteistötunnus
kiinteistön haltijan ja / tai omistajan nimi / nimet
henkilön osoitetiedot
hallinnoimansa tai omistamansa kiinteistön osoitetiedot
sähköpostiosoite
puhelinnumero

8. Säännönmukaiset tietolähteet

gis.porvoo.fi
ktj – kiinteistötietojärjestelmä

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin. Yksittäinen yhteystieto saatetaan samaan suunnitteluprojektiin liittyen luovuttaa kohteen toteuttajalle sellaisessa tapauksessa, että kiinteistön omistaja on itse toivonut yhteydenottoa.

10. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään vain lyhytaikaisen käsittelyn tarpeisiin ja hävitetään välittömästi käsittelytarpeen päätyttyä turvaroska-astiaan tai silppuriin. Aineistoa säilytetään lukittavissa kaapeissa tai lokeroissa. Osastolla, jossa kaapit tai lokerot ovat, ulkopuolisilla ei ole vapaata kulkua.

Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Aineistoa käsitellään pääsääntöisesti sähköisesti. Aineisto säilytetään osaston verkkolevyllä kaupungin omalla palvelimella ja se on suojattu salasanalla. Salasana luovutetaan käyttöön niille, joiden on työtehtävien vuoksi käsiteltävä tiedostoa. Tiedostossa olevat tiedot siirretään sähköiseen arkistointijärjestelmään ja verkkolevyllä olevat tiedot hävitetään sen jälkeen, kun tietoja ei enää tarvita kohteen suunnitteluprosessissa.

12. Automaattinen päätöksenteko

Rekisteriin liittyvän suunnitelman hyväksymisestä tehdään kaupunki-infrajohtajan viranhaltijapäätös. Päätös postitetaan / lähetetään rekisteriin kirjatuille asianosaisille.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa

14. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).