Mediaflow mediapankin tietosuojaseloste
Päivitetty 29.04.2026
1. Rekisterin nimi
Mediaflow mediapankin tietosuojaseloste
2. Rekisterinpitäjä
Porvoon kaupunki
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Elinvoima-asiantuntija
4. Vastuuhenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tanja Peisala
Elinvoima-asiantuntija
5. Kaupungin tietosuojavastaava
Kaupunginlakimies
6. Henkilötietojen säilytysaika
Mahdollisia tietoja säilytetään järjestelmässä, kunnes ne poistetaan.
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Lupa kuvan tai videon käyttämiseen kaupungin viestinnässä ja markkinoinnissa, jos kuvassa
esiintyy henkilöitä.
8. Rekisterin tietosisältö
Sähköisesti allekirjoitettu lupa, jossa kuvassa esiintyvä henkilö antaa Porvoon kaupungille luvan käyttää kuviaan. Alaikäisten henkilöiden kohdalla allekirjoittajana toimii henkilön huoltaja.
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Lupa tallennetaan kuvien yhteyteen, joissa luvan antajat esiintyvät. Mediaflow järjestelmän GDPR-työkalun avulla kaikki kuvat, joissa sama henkilö esiintyy, voidaan merkitä. Työkalun avulla järjestelmästä on haun avulle poistettavissa kaikki kuvat, joissa henkilö esiintyy. Työkalun avulla kuvan yhteyteen voidaan merkitä missä muodossa lupa löytyy ja onko kuvassa esiintyvä henkilö täysi-ikäinen ja onko kuvalle määritelty käyttörajoitteita.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle
Ei siirretä
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: Tiedoista ei synny manuaalista aineistoa.
Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Tietoja käytetään kuva- ja videoluvan antajan suostumuksen perusteella. Tietoja käsittelevät Porvoon kaupungin organisaatiossa kuvia ja videomateriaaleja julkaisevat henkilöt. Sähköistä rekisteriä käsittelevät ne henkilöt, joilla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Rekisterin käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
13. Automaattinen päätöksenteko
Ei ole
14. Rekisteröidyn oikeudet
Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.
Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.
15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).