Perusopetuksen järjestäminen ja oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta (Perusopetuslaki 4 § ja 26 §) (26a esiopetus), lukiolaki (10.8.2018/714) sekä hallinnollisten asioiden hoito Porvoon kaupungin Kasvun ja oppimisen toimialalla.

8. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin talletetaan seuraavia tietoja:

Oppilaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot sekä vanhempien yhteystiedot
Tiedot oppiaineista ja oppimääriä koskevista valinnoista
Oppilaan arviointitiedot
Oppilasta koskevat päätökset
Oppilaan koulunkäyntihistoria
Mahdolliset koulukuljetuksiin liittyvät tiedot
Muita opetukseen ja opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja
Oppilaan poissaoloja koskevat tiedot
Haettu kerhopaikka ja muita iltapäivätoiminnan järjestämiseen liittyviä tietoja

Oppilasrekisterissä oleva tieto on jaettu rekistereihin. Osa rekistereistä on henkilörekistereitä, osa opetusjärjestelyihin liittyviä rekistereitä. Opetusjärjestelyihin liittyviä rekistereitä ovat mm. kurssirekisteri, opetussuunnitelmarekisteri ja huonerekisteri. Näiden sisältämät tiedot ovat julkisia.

Salassa pidettäviä tietoja sisältyy ohjelman henkilörekistereihin sekä muutamiin muihin, lähinnä arviointiin liittyviin rekistereihin.

Oppilasrekisteri sisältää seuraavat henkilörekisterit: opiskelijarekisteri (sis. huoltajatiedot), opettajarekisteri, henkilökuntarekisteri.

Wilmassa on käytettävissä lukuloki, jossa näkyy yksittäisen henkilön osalta häneen kohdistuneet lukutapahtumat sekä hänen tekemät lukutapahtumat. Myös tulostukset tallentuvat lukulokiin. Lukutapahtuma tarkoittaa siis tiedonkatselua. Lukuloki on erikoistilanteissa pääkäyttäjien käyttöön tarkoitettu toiminto.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Digi- ja väestövirasto, Porvoon kaupungin kasvun ja oppimisen toimiala sekä opettajat, oppilaat ja heidän huoltajansa.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan Opetushallituksen kansalliseen opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitettyyn integraatiopalveluun (KOSKI). Tietoja voidaan luovuttaa tutkimustarkoituksiin johtavan viranhaltijan päätöksen perusteella. Tietoja luovutetaan opetuksen järjestämisessä käytettäviin oppimisympäristöihin ja opetussovelluksiin.

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Arkistolain (831/1994) noudattaminen.

Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Käyttöoikeus on vain niillä koulun hallinto- ja opetushenkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää. Lisäksi kukin käyttäjä kuuluu sellaiseen käyttäjäryhmään, että hän pääsee käyttämään vain niitä tietoja, jotka ovat hänen työnsä kannalta oleellisia. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).