Rekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi, joka viides (5) vuosi tehdään massapoisto asiakkaista, joille ei viimeisen viiden vuoden kuluessa ole ollut yhtään varausta.

7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriä pidetään Porvoon kaupungin liikuntapalveluiden tilavarausten hallintaan ja laskuttamiseen, eli asiakassuhteen hoitoon (tilavaraukset, laskutus, yhteydenpito). Asiakkaat rekisteröityvät Timmi-tilavarausjärjestelmään voidakseen hakea Liikuntapalveluiden tiloja ja alueita käyttöönsä.

8. Rekisterin tietosisältö

Etunimi, sukunimi, henkilötunnus, Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, www- osoite. Asema yhdistyksessä, jos henkilötieto on yhdistykseen liittyvä.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään rekisteröitymisen ja/tai varaushakemuksen teon yhteydessä tai asiakkaan yhteydenotosta (sähköpostiviestistä, puhelinkeskustelusta tai asiakastapaamisesta).

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin henkilötietoja siirtyy Timmistä laskutuksen yhteydessä Porvoon kaupungin käyttämään laskutusohjelmaan (Kuntax). Tiedot siirtyvät sähköisesti. Mikäli asiakas ei maksa laskuaan, siirtyy rekisteritietoja perintätoimistolle (Lowell). Tiedot siirtyvät sähköisesti

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Asiakkaan täyttämiä tilavarauslomakkeita (hakemuksia) tulostetaan ja säilytetään kansiossa tilavarausvastaavan toimistossa lukitussa tilassa. Kansion tietoja voi käsitellä Liikuntapalveluiden tilavarauksia käsittelevä henkilöstö. Tulosteita säilytetään noin vuoden ajan, eli sen ajan kuin hakuprosessi on aktiivinen. Tämän jälkeen tulosteet tuhotaan liikuntapalveluiden toimistolla silppuamalla. Tulosteita käsittelee Liikuntapalveluiden tilavarauksia käsittelevä henkilökunta. Lomakkeen tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot: Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi Liikuntapalveluiden tilavarauksia tekevä henkilöstö. Timmi-ohjelmaan kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Ohjelma tallentaa lokitiedot kaikista ohjelmaan tehtävistä toimenpiteistä. Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).