Registeruppgifterna bevaras tills vidare. Vart femte (5) år genomförs en massradering av kunder som inte har haft någon bokning under de senaste fem åren.

7. Ändamålet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Registret används för administration och fakturering av lokalbokningar inom idrottstjänsterna i Borgå stad, det vill säga för skötsel av kundrelationen (lokalbokningar, fakturering och kontakt). Kunderna registrerar sig i bokningssystemet Timmi för att kunna ansöka om idrottstjänsternas lokaler och områden för eget bruk.

8. Registrets informationsinnehåll

Förnamn, efternamn, personbeteckning, FO-nummer, adress, telefonnummer, e-postadress, webbplats. Ställning i föreningen, om personuppgiften är kopplad till en förening.

9. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna i registret fås av kunden själv i samband med registrering och/eller inlämnande av en bokningsansökan eller genom kundens kontakt (via e‑postmeddelande, telefonsamtal eller kundbesök)

10. Uppgifter som i regel lämnas ut

Personuppgifter i registret överförs från Timmi till det faktureringssystem (Kuntax) som används av Borgå stad i samband med faktureringen. Uppgifterna överförs elektroniskt. Om kunden inte betalar sin faktura överförs registeruppgifter till ett inkassobolag (Lowell). Uppgifterna överförs elektroniskt.

11. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs inte

12. Principerna för skyddet av registret

Manuellt material: Lokalbökningsblanketter (ansökningar) som kunden har fyllt i skrivs ut och förvaras i en pärm på lokalbokningsansvariges kontor i ett låst utrymme. Uppgifterna i pärmen får behandlas av den personal inom idrottstjänsterna som handhar lokalbokningar. Utskrifterna förvaras i cirka ett år, det vill säga under den tid då ansökningsprocessen är aktiv. Därefter förstörs utskrifterna genom strimling på idrottstjänsternas kontor. Utskrifterna behandlas av personal som handhar lokalbokningar inom idrottstjänsterna. Uppgifterna i blanketten lämnas inte ut till utomstående.

Information som behandlas i elektronisk form: Tillgång till registeruppgifterna har den personal inom idrottstjänsterna som handhar lokalbokningar. Inloggning i Timmi‑systemet sker med personliga användaruppgifter. Systemet sparar logguppgifter över alla åtgärder som utförs i programmet. Registeruppgifterna lämnas inte ut till utomstående.

13. Automatiserat beslutsfattande

Finns inte

14. Den registrerades rättigheter

Det är av yttersta vikt för Borgå stad att tillförlitligheten och trovärdigheten hos stadens system och personregister kan upprätthållas och säkerställas. All behandling av personuppgifter följer dataskyddslagstiftningen, där de viktigaste allmänna lagarna som reglerar personregister och behandling av personuppgifter är dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s allmänna dataskyddsförordning GDPR (679/2016).

Den registrerade har rätt att:

få information om behandlingen av sina personuppgifter
få tillgång till uppgifterna
rätta uppgifterna
radera uppgifterna och bli bortglömd
begränsa behandlingen av uppgifterna
överföra uppgifterna från ett system till ett annat
invända mot behandlingen av uppgifterna
att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande

Den registrerade kan inte utöva alla ovan nämnda rättigheter i alla situationer, eftersom utövandet av rättigheterna påverkas bland annat av grunden för behandlingen av personuppgifterna.

För mer information om behandling av personuppgifter och personregister, vänligen kontakta registrets kontaktpersoner eller stadens dataskyddsombud.

Om du anser att behandlingen av dina uppgifter har brutit mot dataskyddslagstiftningen kan du hänskjuta ärendet till Dataskyddsombudsmannen. Dataskyddsombudsmannen ger dig ytterligare information och anvisningar i ärendet.

15. Den registrerades rätt att söka ändring hos tillsynsmyndigheten

Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter (Dataombudsmannens byrå | Dataombudsmannens byrå).