Henkilötiedot säilytetään voimassa olevan venepaikkavarauksen ajan. Venepaikkavarauksen loputtua säilytetään henkilötiedot vielä 2 vuotta.
Yksityisteiden yhteyshenkilöt säilytetään rekisterissä. Ne päivitetään vuosittain avustushaun yhteydessä. Avustamisen päätyttyä säilytetään henkilötiedot vielä 6 vuotta.

7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakassuhteiden hoito venepaikkojen vuokrauksissa.
Yhteydenpito tiekuntiin, tietojen päivitys kerran vuodessa, kun tiekunnat hakevat kunnallista avustusta.

8. Rekisterin tietosisältö

Venepaikka-asiakkaan itse antamat tiedot venepaikkahaun yhteydessä kuten nimi, osoite, henkilötunnus/y-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä veneen tiedot.
Tiekuntien hallituksen tai toimitsijamiehen yhteystiedot:

Puheenjohtajan, hallituksen jäsenen tai toimitsijamiehen etu- ja sukunimi
Henkilöiden osoitetiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas ja Traficomin Venerekisteri
Tiekunnat itse

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Venepaikkojen henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille. Pyynnöstä poliisille ja pelastusviranomaisille.
Tiekunnan yhteyshenkilön nimi, sähköpostisosoite ja puhelinnumero voidaan luovuttaa tiekunnan osakkaalle tai muulle asianosaiselle pyynnöstä.

11. Tietojen siirrot EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Mahdolliset tulosteet säilytetään lukitussa tilassa.

Järjestelmissä ja sovelluksissa käsiteltävät tiedot: Venepaikkahakemukset säilytetään sähköisesti Porvoon kaupungin sähköisessä asiointipalvelussa sekä WDVenesatama –ohjelmassa. Teknisesti on tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuus- kopioidaan säännöllisesti. Käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia.

Tiekuntien yhteystiedot-tiedosto ylläpidetään sähköisenä versiona verkkolevyllä ja sähköinen tiekuntarekisteri palveluntarjoajan järjestelmässä. Sähköiseen ympäristöön on myönnetty käyttöoikeudet vain niille henkilöille, joilla on sinne työtehtäviensä perusteella tarve.

13. Automaattinen päätöksenteko

Ei ole

14. Rekisteröidyn oikeudet

Porvoon kaupungille on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä voi pyytää rekisterin yhteyshenkilöiltä tai kaupungin tietosuojavastaavalta.

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

15. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen (Tietosuojavaltuutetun toimisto | Tietosuojavaltuutetun toimisto).