Siirry sisältöön

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Porvoon kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on tiedonhallintalain (2019/906) 28§:n mukainen kuvaus kaupungin tiedoista ja asiakirjoista. Kuvausta ylläpidetään julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ja siitä on tarkoitus ilmetä tiedot kaupungin hallinnoimista tietovarannoista, tietoaineistoista ja asiarekisteristä, sekä siitä miten asiakkaat ja muut asianosaiset pääsevät käsiksi näihin tietoihin.

Kuvauksen tarkoituksena on avustaa ja helpottaa asukkaita sekä muita tietopyyntöjen tekijöitä tietopyyntöjensä kohdistamisessa.

Julkisuuslain (621/1999) perusteella viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti aina julkisia, jollei julkisuuslaki tai muu lainsäädäntö erikseen määritä asiakirjaa salassa pidettäväksi.

Tietopyyntöjen tekeminen

Voit tehdä tietopyynnön useilla eri tavoilla. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, jos se on mahdollista. Lisätietoja tietopyynnön tekemisestä sekä tietopyynnön käsittelyn aikarajoista:

Julkiseen asiakirjaan ja tietoon kohdistuva tietopyyntö

Kaupungin viranomaisen hallussa olevaa julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voi esittää kirjallisesti tai suullisesti kirjaamoon.

Kaupungin viranomaisen hallussa olevaa julkista asiakirjaa tai tietoa pyytävän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään.

Salassa pidettävään asiakirjaan ja tietoon kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Salassa pidettävää asiakirjaa koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään ensisijaisesti kirjallisesti kaupungin sähköisellä tietopyyntölomakkeella.

Tietopyynnön käsittelyn siirtäminen toiselle viranomaiselle

Jos kaupungin viranomaisen hallussa on toisen viranomaisen laatima tai toisen viranomaisen käsiteltävänä olevaa asiaa koskeva asiakirja, voi kaupungin viranomainen siirtää tietopyynnön käsittelyn asiakirjan laatineen tai sitä koskevan asian käsittelystä vastaavan viranomaisen päätettäväksi.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Kaupungin viranomaiset rekisteröivät ja käsittelevät henkilötietoja tietojärjestelmissään ja asiakirjoissaan. Rekisteröidyllä on oikeus kirjallisesti pyytää tarkistamaan häntä koskevat tiedot rekisterinpitäjältä tarkistuspyyntölomakkeen avulla, jolloin rekisterinpitäjänä toimivan Porvoon kaupungin edustajan on annettava rekisteröidylle tieto henkilötietojen käsittelystä.

Tietojen luovuttamisesta ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä päätetään kaupungin hallintosäännön mukaisesti.

Kaupungin tietosuojavastaava:

Kaupunginlakimies Johanna Päivärinta

Porvoon kaupungin tietovarannot ja tietoaineistot

Tietovarannoilla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muissa toiminnoissa käytettäviä tietoaineistoja ja yksilöiviä rekisteritietoja sisältäviä kokonaisuuksia. Tietovarannon tietoja voidaan käsitellä joko tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Porvoon kaupungin tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä. Tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa kaupungin tietovarannot on jaettu kaupungin viranomaisten tehtävien mukaisia käyttötarkoituksia varten koottuihin ja järjestettyihin kokonaisuuksiin. Tietovarantoihin sisältyvien henkilörekistereiden osalta rekisteröidyn informointi on toteutettu Porvoon kaupungin internetsivuilla. Linkki rekisteröidyn informointiin löytyy sivun lopusta tietopyynnön tekoa helpottavien linkkien alta.

Porvoon kaupungilla on 11 tietovarantoa, jotka jakautuvat 35 tietoaineistokokonaisuuteen. Tietoaineistokokonaisuudella tarkoitetaan tietovarantojen alaisia, sähköisistä tiedoista ja paperiasiakirjoista muodostuneita tarkempia viranomaisten tietokokonaisuuksia.

Esimerkiksi henkilöstöhallinnon tietoaineistokokonaisuus pitää sisällään kaupunkiorganisaation henkilöstön palvelus- ja virkasuhteiden hoitamiseen liittyviä tietoja. Tietoaineistokokonaisuuteen sisältyviä asiakirjoja ovat esimerkiksi työsopimukset.

Porvoon tietovarannot ja niiden alaiset tietoaineistokokonaisuudet

Yleishallinnon tietovaranto

  • Hallintoasioiden ja päätöksenteon tietoaineistokokonaisuus 
  • Sidonnaisuusrekisterin tietoaineistokokonaisuus 
  • Hallintosopimusten tietoaineistokokonaisuus 
  • Sähköisten allekirjoituksien ja luottamushenkilörekisterin tietoaineistokokonaisuus 
  • Sähköisen asioinnin tietoaineisto 

Henkilöstöasioiden tietovaranto 

  • Henkilöstöhallinnon tietoaineistokokonaisuus 
  • Työterveyshuollon tietoaineistokokonaisuus 

Talousasioiden tietovaranto 

Taloushallinnon tietoaineistokokonaisuus

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietovaranto 

  • Sosiaalihuollon tietoaineistokokonaisuus 
  • Kotoutumispalveluiden tietoaineistokokonaisuus 
  • Terveydenhuollon tietoaineistokokonaisuus 

Tiedon hallinnan ja viestintäpalveluiden tietovaranto 

  • Viestintäpalveluiden tietoaineistokokonaisuus 
  • Tiedolla johtamisen tietoaineistokokonaisuus 
  • Tietojärjestelmien käyttölokien hallinnan tietoaineistokokonaisuus

Liikenteen ja liikkumisen palveluiden tietovaranto 

  • Liikennepalveluiden tietoaineistokokonaisuus 
  • Venepaikkojen ja yksityisteiden tietoaineistokokonaisuus 
  • Ajoneuvojen siirto- ja romuajoneuvojärjestelmän tietoaineistokokonaisuus 
  • Pysäköinninvalvonnan tietoaineistokokonaisuus

Pelastustoimen ja turvallisuuden tietovaranto 

  • Pelastustoimen tietoaineistokokonaisuus 

Maankäytön, rakentamisen ja asumisen tietovaranto 

  • Asumisen tietoaineistokokonaisuus 
  • Kaupunkisuunnittelun, kaavoituksen ja maankäytön tietoaineistokokonaisuus 
  • Kiinteistönmuodostuksen tietoaineistokokonaisuus 
  • Rakennusvalvonnan ja rakennetun ympäristön tietoaineistokokonaisuus 
  • Maankaatopaikan ja lumenkaatopaikan tietoaineistokokonaisuus 
  • Kestävien elämäntapojen kiihdyttämön tietoaineistokokonaisuus 
  • Kameravalvonnan tietoaineistokokonaisuus

Ympäristöasioiden tietovaranto 

  • Ympäristönsuojelun tietoaineistokokonaisuus 
  • Ympäristöterveydenhuollon tietoaineistokokonaisuus 

Opetus- ja sivistystoimen tietovaranto

  • Kulttuuri-, kirjasto- ja museopalveluiden tietoaineistokokonaisuus 
  • Liikuntapalveluiden tietoaineistokokonaisuus 
  • Nuorisotyön tietoaineistokokonaisuus 
  • Opetustoimen ja vapaan sivistystyön tietoaineistokokonaisuus 
  • Varhaiskasvatuksen tietoaineistokokonaisuus 

Elinkeino- ja työvoimapalveluiden tietovaranto 

  • Elinkeinoasioiden tietoaineistokokonaisuus 
  • Matkailun tietoaineistokokonaisuus