Kiinteistöjen, infran ja paikkatiedonhallinnan rekisteriseloste

Kiinteistöjen, infran ja paikkatiedonhallinnan rekisteriseloste.

Sisältää: Louhi kuntapalvelimen järjestelmän-, Lupapiste.fi järjestelmän- sekä katu-alueidenhaltuunoton-, kiinteistökauppojen-, maankäyttösopimusten-, maanvuokrasopimusten-, tonttien luovutuksen-, viljelysmaiden vuokrasopimusten- sekä katu- ja puistosuunnitelmienrekisterit ja paikkatietoaineistojen tuotantojärjestelmien käyttäjärekisterit.

Porvoon kaupunki, Lupa- ja valvontalautakunta

Louhi Kuntapalvelimen sisältämien Lupienhallinta-, Rakennustieto- ja Ympäristösovelluksien, ja Lupapiste.fi sisältämien henkilötietojen osalta,

ja

Porvoon kaupunki, Kaupunkikehityslautakunta (KKL)

Louhi Kuntapalvelimen sisältämien Kartta-, VäestöWeb-, Sijainti-, Maaomaisuus- ja Tontinhaku-sovelluksien sekä katualueiden haltuunottorekisterin, kaupungin alueella tehtyjen kiinteistökauppa-, maankäyttösopimus-, maanvuokrasopimus-, tonttien ja maa-alueiden luovutus-, viljelysmaan vuokrasopimus- sekä katu- ja puistosuunnitelmarekistereiden, yksityisteiden tietoimikuntien yhteystietojen sekä paikkatietojen tuotantojärjestelmien käyttäjärekisterin sisältämien henkilötietojen osalta.

Osoite: Raatihuoneenkatu 5, Porvoo

Muut yhteystiedot: kirjaamo@porvoo.fi, puh. 020 692 250

• Louhi VäestöWeb: Kaupunkikehitysjohtaja
• Lupienhallinta/Rakennusvalvonta: Rakennusvalvontapäällikkö
• Louhi Rakennustieto: Rakennusvalvontapäällikkö
• Louhi Kartta: Kaupungingeodeetti
• Louhi Sijaintitieto: Kaupungingeodeetti
• Ympäristötieto- ja Lupienhallinta/ympäristösovellus: Ympäristönsuojelupäällikkö
• Louhi Maaomaisuus, ja Tontinhakujärjestelmä: Tonttipäällikkö
• Lupapiste.fi: Ympäristösuojelupäällikkö (ympäristöluvat), Rakennusvalvontapäällikkö (rakennusluvat)
• Katu-alueiden haltuunotto; Kiinteistökaupat, Maankäyttösopimukset, Maanvuokrasopimukset, Viljelysmaiden vuokrasopimukset sekä Tonttien luovutus: Tonttipäällikkö
• Katu- ja puistosuunnitelmat ja tiekuntien yhteystiedot: Kaupunki-infran päällikkö (kts. myös Venepaikkojen ja yksityisteiden asiakasrekisteri)
• Paikkatietoaineistojen tuotantojärjestelmien käyttäjärekisterit: Kaupunkikehitysjohtaja

KKL:n rekisterien puolesta

• Louhi Kuntapalvelimen sovellusten yhteyshenkilöinä on Maapolitiikkayksikön pääkäyttäjinä toimivat maanmittausinsinöörit, joiden tehtäviin kuuluu huolehtia KKL:n Louhi-Kuntapalvelimen rekisterien asianmukaisesta ylläpidosta ja käytöstä.
• Maanvuokrarekisterin rekisterin yhteyshenkilönä toimii Maapolitiikan ja Kaupunki-infran toimistosihteeri.
• Tonttien ja maa-alueiden luovutuksen-, sekä katualueiden haltuunotonrekisterin osalta- Maanhankinta- ja luovutuksen maanmittausinsinööri.
• Viljelysmaanvuokrasopimusten- ja kiinteistökauppojen rekisterien osalta Maan hankinta- ja luovutuksen maankäyttöasiantuntija.
• Katu- ja puistosuunnitelmien osalta Kaupunki-infran suunnitteluinsinööri.
• Yksityisteiden tiekuntien yhteystietorekisterin osalta: Kaupunki-infran suunnittelija.
• Paikkatietoaineistojen tuotantojärjestelmien käyttäjärekisterien osalta Maapolitiikkayksikön pääkäyttäjä toimiva maanmittausinsinööri.

Tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin kerran vuodessa. Huolehtia tietojärjestelmän /rekisterin tietosuojauksesta niin, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

Lupa- ja valvontalautakunnan rekisterien puolesta

• Louhi-kuntapalvelimen Ympäristö-sovelluksen ja Lupapisteen sekä Louhi-kuntapalvelimen ympäristölupien pääkäyttäjänä toimiva ympäristönsuojelutarkastaja.
• Lisäksi Louhi-kuntapalvelimen ja Lupapisteen rakennuslupien ja rakennusrekisterin puolesta pääkäyttäjänä toimiva rakennustarkastaja, joiden tehtävänä on huolehtia Lupa- ja valvontalautakunnan rekisterien asianmukaisesta ylläpidosta ja käytöstä.

Tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin kerran vuodessa. Huolehtia tietojärjestelmän / rekisterin tietosuojauksesta niin, että järjestelmän ja rekisterin käyttö ohjeistetaan ja käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

Osoite: Raatihuoneenkatu 5, Porvoo

Muut yhteystiedot: kirjaamo@porvoo.fi, puh. 020 692 250

Tietosuojavastaava, Raatihuoneenkatu 9, 06100 Porvoo

Toistaiseksi, perustuu lakisääteisten tehtävien hoitoon.

Henkilö-, kiinteistö- ja rakennustietojen käsittely on välttämätöntä Porvoon kaupungin viranomaisten lakisääteisten tehtävien hoitamisessa (tietosuojalaki 4 §).

Eri laeissa on kunnalle määrätty tiedottamis- ja kuulemisvelvollisuus.

Viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävät: Katualueiden haltuunoton valmisteleminen sekä korvausten maksaminen ja katualueiden lohkomisen valmisteleminen.

Porvoon kaupungissa sijaitsevien kiinteistöjen luovutuksia koskevien tilastojen ja hinta-arvioiden laatiminen ja kiinteistönkauppojen hintatason seuraaminen. Tilastotietojen laatiminen Porvoon kaupungin omista kiinteistökaupoista. Kunnan etuosto-oikeutta koskevien tehtävien hoitaminen.

Maanomistajien maksettavaksi kuuluvien maksujen perintä. Vuokrattujen alueiden maanvuokrien laskenta ja laskutus ja vuokra-ajan seuranta. Vuokrattujen viljelysalueiden maanvuokrien laskenta ja laskutus ja vuokra-ajan seuranta.

Tiedot kaupungin ja maanomistajien välillä solmituista maankäyttösopimuksista. Rekisterin avulla seurataan maankäyttösopimusten toteutumista.

Kaupungin tonttien ja muiden maa-alueiden luovuttaminen kaupunginvaltuuston hyväksymien periaatteiden mukaisesti, hakemusten, päätösten ja sopimusehtojen seuranta ja täytäntöönpano.

Kaupungille kuuluu lupa- ja valvontaviranomaisen tehtävät.

Ympäristönsuojeluviranomaisen lakisääteiset tehtävät, kuten lakisääteisten lupahakemusten käsittely ja lakisääteisten ilmoitusten käsittely.

Kaupunki myöntää yksityistie toimikunnille avustuksia ja tarvitsee yksityisteiden tiekunnan yhteystiedot lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi.

• Maankäyttö- ja rakennuslaki 132/199, 6 §, 59 §, 62 §, 79 § 2 mom., 82§, 87§, 91 h §, 91 j §, 103§, 112 §, 133§ 1 mom., 145§, 173§.
• Maankäyttö- ja rakennusasetus 859/199 27 § 4 mom., 39 § 2 mom., 43§ 2 mom., 86 §, 102 §.
• Kiinteistönmuodostamislaki 554/1995 62 a §, 168 §, 287 § 3 mom.
• Laki kiinteistötoimitusmaksusta 10 §.
• Ympäristönsuojelulaki 527/2014.
• Maa-aineslaki 555/1981 kauppahintarekisterilain 4 §:n 2.
• Yksityistielaki 560/2018 50§, 84§.

Louhi Kuntarekisterissä: Henkilötietojen osalta: Henkilön nimi, henkilötunnus, syntymäaika, kuolinpäivä, kotimaa, kotikunta, luovutuskielto, omistajalaji, osoite ja nimenmuutos. Osasta henkilöistä on puhelinnumero ja sähköpostitiedot, rakennusten ja kiinteistöjen omistus- ja rakennus- ja ympäristölupatiedot.

Katualueiden luovutuksen rekisterin osalta: Kiinteistön tiedot (kiinteistötunnus, pinta-ala, rakennusoikeus), asemakaavan mukaisen katualueen tiedot, maksettavat korvaukset, kiinteistön omistajan yhteystiedot, päivämäärätiedot haltuunotosta ja katselmuksista.

Kiinteistökauppojen osalta: Kaupan yksilöinti- ja hintatiedot, tiedot luovuttajasta ja luovutuksen saajasta (nimi), kohdekiinteistön sijainti-, rakennus- ja kaavatiedot.

Maankäyttösopimuksien osalta: Maankäyttösopimuksen käsittely- ja kaavatiedot, kiinteistötunnus, sopimusosapuoli (nimi, osoite, yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite), sopimuskorvaustiedot, laskutustiedot, maksutiedot. Maanomistajan ja yhteyshenkilön yhteystiedot poistetaan rekisteristä, kun maanomistaja on täyttänyt kaikki sopimusvelvoitteensa.

Tonttien ja maa-alueiden luovutuksen osalta: Tontin hakijat ja saajat (nimi, henkilötunnus/y-tunnus, yhteystiedot), kiinteistötunnus, tontin tai maa-alueen tiedot (osoite, hinta, pinta-ala, rakennusoikeus), luovutuksen ajankohta, rakentamisvelvoite, rakentamisvelvoiteajan päättyminen, pohjakatselmus, osittainen loppukatselmus.

Vuokrasopimusten Laskutustiedot: Laskutettavan ilmoittamat laskun saajan tiedot (nimi, henkilötunnus, osoite), vuokrakohdetiedot, laskutiedot, maksutiedot ja sopimusehdot. Vuokrasopimustiedot, vuokraajatiedot (nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite), vuokraajan ilmoittamat laskun saajan tiedot (nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite), vuokrakohdetiedot, laskutiedot, sopimusehdot, vuokraoikeuden siirtohakemukset ja siirrot. Viljelysmaiden vuokrasopimusten osalta lisäksi: vuokrakohdetiedot (peltolohkotunnus, pinta-ala).

Paikkatietojen tuotantojärjestelmien käyttäjärekisterissä: Sovelluksen käyttäjän etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite ja kotimaa.

Yksityisteiden tiekuntien yhteystiedot: Yhteyshenkilön nimi ja osoite.

• Tietoja kerätään lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi ao. lähteistä:
• DVV:n väestötiedot, DVV:n rakennus- ja huoneistotiedot
• KTJ:n kiinteistötiedot, lainhuutotiedot ja kiinteistötietojen kyselypalvelu (OGC).
• Muiden viranomaisten toimittamat tiedot
• Kauppakirjat, päätöksen ja kaupan valmisteluaineisto, vuokrasopimukset ja ilmoitukset vuokraoikeuksien siirroista.
• Kaupan yksilöinti- ja hintatiedot, tiedot luovuttajasta ja luovutuksen saajasta (nimi), kohdekiinteistön sijainti-, rakennus- ja kaavatiedot.
• Maankäyttösopimukset ja niihin liittyvät kiinteistönluovutuksen esisopimukset, kauppakirja, päätösten valmisteluaineisto.
• Maanvuokrasopimustietoja tallennetaan ja päivitetään allekirjoitettujen vuokrasopimusten ja ilmoitettujen muutosten perusteella.
• Tonttien ja maa-alueiden luovutuksen osalta: Tietoja tallennetaan ja päivitetään hakemusten, allekirjoitettujen vuokrasopimusten ja kauppakirjojen sekä rakennuslupatietojen perusteella.
• Viljelysmaiden vuokrasopimustietoja tallennetaan ja päivitetään allekirjoitettujen vuokrasopimusten ja ilmoitettujen muutosten perusteella.
• Lupapiste.fi-palvelusta ja rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn valtuuttamalta henkilöltä saadut tiedot.

A. – K. tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

A. Rakennustietoja luovutetaan ja siirretään DVV:lle rakennus- ja huoneistorekisterin ylläpitämiseksi.
B. Järjestelmässä tehtävät laskutustiedot siirretään kaupungin laskutusjärjestelmään.
C. Kiinteistötietoja luovutetaan MRA 43 §:n mukaisen ilmoituksen lähettämistä varten katu- ja puistosuunnitelmien teko prosessissa. Kerätään kiinteistötunnukset, nimet ja osoitetiedot suunnittelualueeseen rajautuvista kiinteistönomistajista ja –haltijoista sekä kyseessä olevista heidän hallinnassaan olevista kiinteistöistä.
D. Katualueiden haltuunotossa: Rekisterin tietoja käytetään ainoastaan maanhankinta ja –luovutus –yksikön sisäisesti, eikä niitä luovuteta säännönmukaisesti edelleen.
E. Kiinteistökauppojen rekisterin osalta. Tietoja käytetään vain maanhankinnan ja luovutuksen tehtävien hoitamiseen, eikä luovuteta säännönmukaisesti edelleen.
F. Maankäyttösopimus rekisterin tietoja käytetään ainoastaan maanhankinta ja –luovutus –yksikön sisäisesti, eikä niitä luovuteta säännönmukaisesti edelleen. Tietoja (yhteystietoja lukuun ottamatta) luovutetaan kaupungin sisäiselle tarkastukselle ja tilintarkastajille, ja tiedot ovat osin kaupungin tilinpäätöksen liitteenä.
G. Tonttien ja maa-alueiden luovutuksen osalta: Rekisterin tietoja käytetään vain maanhankinnan ja luovutuksen asiakassuhteiden hoitamiseen, eikä luovuteta säännönmukaisesti edelleen.
H. Lupaprosessissa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa toisille viranomaisille ja asianosaisille lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi hakemuksen käsittelyn yhteydessä: kuuluttamien- asianomaisten kuuleminen, lausuntopyynnöt, julkipano ja päätöksestä tiedottaminen.
I. Vuokrasopimus-rekisterin tietoja käytetään vain maanhankinnan ja luovutuksen sekä Kaupunki-infran asiakassuhteiden hoitamiseen, eikä luovuteta säännönmukaisesti edelleen.
J. Viljelysmaan vuokrasopimusten rekisterin tietoja käytetään vain maanhankinnan ja luovutuksen asiakassuhteiden hoitamiseen, eikä luovuteta säännönmukaisesti edelleen.
K. Tietoja luovutetaan kaupungin sisäiselle tarkastukselle ja tilintarkastajille. Perustellusta syystä tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Manuaalinen aineisto:

Mahdolliset paperitulosteet säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. Aineisto säilytetään ja hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

ATK:lla käsiteltävät tiedot:

Rekisterin ATK:lle tallennetut henkilötiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tiedot on suojattu käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin, käyttäjätunnuksin ja henkilökohtaisin salasanoin. Käyttöoikeus myönnetään viranomaistehtävien perusteella ja käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois ao. tehtävistä.

Katu- ja puistosuunnitelma tiedostossa olevat tiedot siirretään sähköiseen arkistointijärjestelmään ja verkkolevyllä olevat tiedot hävitetään sen jälkeen, kun tietoja ei enää tarvita kohteen suunnitteluprosessissa.

Louhi Kuntapalvelimen osalta tiedot sijaitsevat tietokannassa Sitowisen palveluntarjoajan palvelinhotellissa. Tietoja ylläpidetään Sitowise Oy:n SpatialWeb internet-sovelluksella.

Lupapiste.fi osalta tiedot sijaitsevat palveluntarjoaja Evoltan palvelimella ja tietokannassa. Tietoja ylläpidetään Lupapiste.fi selainsovelluksella.

Ei ole automaattista päätöksentekoa.

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön kirjallisesti tietosuojavastaavalle lomakkeella ja pyytäjän henkilöllisyys on todennettava. Vain omat ja huollettavien tiedot voidaan tarkastaa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja kirjallisina.

Asiakkaalle ei voida varata mahdollisuutta tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ilman, että muiden henkilöiden tietosuoja vaarantuu. Pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä.

Asiakas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Rekisterin sisältämien DVV:n Väestötietojen osalta korjausvaatimus tulee osoittaa DVV:lle. Yksityisteiden tiekunnan yhteystietojen osalta korjaus tulee osoittaa MML:lle. Muut henkilöön liittyvät tiedot perustuvat kaupungin lakisääteisiin viranomaistehtäviin. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä tehdään kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavastaavan käsiteltäväksi.

Rekisteröidyn oikeus peruuttaa mahdollinen suostumus koskien henkilörekisterissä olevia tietojaan ja niiden käsittelemistä käsitellään tapauskohtaisesti niin, ettei viranomaisen lakisääteisten tehtävien hoitaminen vaarannu.

Rekisteristä löytyviä henkilötietoja ei käytetä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Tietoja käytetään viranomaistehtävien hoitamista varten.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä kaupungin verkkosivuilla.

Vastuuhenkilöt perustuvat Porvoon kaupungin Hallintosääntöön (17.5.2017), jossa on määritetty eri lautakuntien alaiset viranomaistehtävät.

Rekisterin vastuuhenkilöt huolehtivat

• rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä
• periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn
  informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan
• rekisteriselosteen laatimisesta.