Puhelunauhoitteiden tietosuojaseloste
1. Rekisterin nimi
Porvoon kaupungin puhelunauhoitteet
2. Rekisterinpitäjä
Porvoon kaupunki, Kaupunginhallitus
Raatihuoneenkatu 9, 06100 Porvoo
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Yhteys- ja viestintäjohtaja
4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteys- ja viestintäjohtaja, Raatihuoneenkatu 9, 06100 Porvoo
5. Kaupungin tietosuojavastaava
Kaupunginlakimies, Raatihuoneenkatu 9, 06100 Porvoo
6. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Puhelunauhoitteet säilytetään 3kk ajan, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Vakavat uhkailupuhelut voidaan tallentaa erikseen esihenkilöiden toimesta pidemmäksi aikaa mahdollisia jatkotoimia varten.
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Porvoon kaupungin asiakaspalvelunumeroissa tarjotaan laajasti neuvontaa kuntalaisille. Puhelut asiakaspalvelunumeroihin tallennettaan asiakasneuvojan turvallisuuden, sekä asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi. Tallennettuja puheluja pääsevät kuuntelemaan vain henkilöt, joilla on oikeudet puhelinpalvelujärjestelmään.
8. Rekisterin tietosisältö
Kaikki se tieto, jonka asiakas kertoo puhelun aikana.
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaat, jotka soittavat kaupungin asiakaspalvelunumeroon.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakkaiden henkilö- tai rekisteritietoja ei säännön mukaisesti luovuteta eteenpäin.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteristä ei siirretä tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain voimassa olevalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöliittymä on suojattu kahden vaiheen tunnistautumisella ja yhteys on salattu.
13. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Ei ole.
14. Tarkastusoikeus
Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjälle, tiedustelevan henkilön tulee todistaa henkilöllisyytensä ja siten oikeutensa tietojen tarkastamiseen.
15. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä.
16. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa mahdollinen suostumus koskien henkilörekisterissä olevia tietojaan ja niiden käsittelemistä.
17. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Ei ole.
18. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
19. Muu informaatio
Tietosuojaseloste kaupungin sivuilla.
20. Rekisterihallinto
Porvoon kaupungin puhelunauhoitteiden rekisterinpitäjä on Yhteys- ja viestintäjohtaja. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii
- rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä
- periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan
- tietosuojaselosteen laatimisesta.