Dataskyddsbeskrivning för Borgå sysselsättningsområde, arbetskraftsservice

Borgå sysselsättningsområde, arbetskraftsservice

Borgå stad/Borgå sysselsättningsområde samt partiellt gemensamt register med UF-centret

Stadsjurist

Lagringen av uppgifterna styrs av lagstiftningen. Uppgifterna lagras endast så länge de behövs enligt lag och raderas när de inte längre är nödvändiga.
Uppgifterna i hela kundinformationssystemet och förvaringstiderna för dem anges i informationsstyrningsplanen, som upprätthålls av UF-centret.
Kunduppgifterna i det kundinformationssystem som används inom offentlig arbetskrafts- och företagsservice raderas i regel fyra år efter det att kundrelationen upphört. Riksarkivet har i enlighet med arkivlagen (831/1994) bestämt att en del av kunduppgifterna ska förvaras varaktigt. De uppgifter som ska förvaras varaktigt överförs till förvaring i Riksarkivet efter det att de har tagits bort från kunddatasystemet.

Vi behandlar uppgifter om kunderna inom sysselsättningsservicen för att organisera de arbetsuppgifter som beskrivs i lagen om ordnande av arbetskraftsservice.
Personuppgifter lagras i personregistret endast av motiverat skäl. Uppgifterna behövs för att sköta lagstadgade arbetsuppgifter, för att producera tjänster och för kontakter enligt följande lagar (finlex.fi):

• lag om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023)
• lag om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002)
• lag om främjande av integration (681/ 2023)
• lag om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte (189/2001)
• lag om sektorsövergripande främjande av sysselsättningen (381/2023)
• lag om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala
• trygghetssystemen (352/2010)
• lag om yrkesutbildning (531/2017)
• lag om ett försök med rekryteringsstöd (20/2022)

De personuppgifter som lämnats in behandlas endast när lagstadgade arbetsuppgifter utförs. Uppgifterna behandlas av anställda inom sysselsättningstjänster i enlighet med deras arbetsuppgifter samt på avtalsbasis av serviceproducenter med underleverantörer samt av samarbetspartner.
Sysselsättningsområdet har ålagt serviceproducenten att behandla personuppgifter i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen. Kunduppgifterna är sekretessbelagda och den personal som behandlar dem har tystnadsplikt.
Anonymiserade uppgifter används för att utveckla informationssystemet och tjänsterna. De personer som
utför utvecklingsarbete är personer i tjänsteförhållande som omfattas av sekretessbestämmelserna samt de personer som tjänstgör hos tjänsteproducenten och samarbetspartnern och på avtalsbasis har tystnadsplikt.

Dataskyddslagstiftningen förutsätter att all behandling av personuppgifter baserar sig på rättsliga grunder enligt den allmänna dataskyddsförordningen. Det finns sex möjliga rättsliga grunder: samtycke, avtal, lagstadgad skyldighet, vitalt intresse, allmänt intresse / utövande av offentlig makt samt berättigat intresse. Vi behandlar dina personuppgifter enligt följande rättsliga grunder:

1. Lagstadgad skyldighet

Inom myndighetstjänster baserar sig behandlingen av kundens uppgifter på ordnande och produktion av
lagstadgade tjänster. Bestämmelser om skyldigheterna finns huvudsakligen i lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023).

1. Samtycke

Hälsouppgifter som kunden lämnat ut till sysselsättningstjänster eller som lämnats ut med kundens samtycke kan lämnas ut till arbetsgivaren endast med specifikt skriftligt samtycke.
Arbetsgivarna kan endast tillställas de uppgifter som krävs för att arbetsplatsen ska kunna besättas och
vilkas överlåtelse kunden skriftligen har gett sitt samtycke till:
Sådana uppgifter är bland annat följande:

• den arbetssökandes namn och kontaktuppgifter, modersmål, övriga språkkunskaper och
• medborgarskap
• den arbetssökandes utbildning och avlagda yrkesinriktade examina samt i behövliga delar deras
  innehåll och vitsord
• arbetshistoria jämte uppgifter som framgår av arbetsintyget
• specialkompetens, arbets- och utbildningsönskemål samt den arbetssökandes egenhändigt
  uppgjorda jobbsökarpresentation för arbetsgivare
• information om att personen har varit arbetslös arbetssökande under de senaste 12 månaderna utan
  avbrott i syfte att utreda förutsättningar för att ingå arbetsavtal för viss tid

Vi lagrar bland annat följande kunduppgifter:

• identifikations- och kontaktuppgifter
• uppgifter som gäller kundrelationen och uträttandet av ärenden inom sysselsättningstjänsterna
• uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrkeskompetens
• uppgifter om servicebehov och planer
• uppgifter om anställningserbjudanden och introduktioner till arbetsgivare
• hälsouppgifter och andra uppgifter som är nödvändiga för att sysselsättningstjänster ska kunna
  erbjudas
• arbetskraftspolitiska utlåtanden
• uppgifter om arbets- och näringsförvaltningens tjänster och förmåner
• sådana uppgifter om kundens sociala förhållanden som inverkar på sysselsättningen förs in i den
  sektorsövergripande samservicens informationsmaterial om kunden.

Personuppgifter fås av den registrerade personen själv, och de samlas i registret när hen använder sig av E-tjänster för personkunder, per telefon och i samband med besök. Uppgifterna samlas in från kunden och myndigheterna i den omfattning som behövs för att sköta kundrelationen.
Uppgifter fås som utlämnanden ur personregister av andra statliga myndigheter, Folkpensionsanstalten,
arbetslöshetskassan, Pensionsskyddscentralen, Sysselsättningsfonden, dem som producerar offentlig
arbetskrafts- och företagsservice samt dem som anordnar arbetsprövning (lag om ordnande av
arbetskraftsservice, 6 kap., 54 §).
Uppgifter om rekryteringslösningar som anknyter till arbetserbjudanden och gäller personen fås av
arbetsgivarna. När en personuppgift som lagras i registret har fåtts från någon annan än den registrerade själv, antecknas i registret varifrån uppgiften har fåtts och vem som har antecknat uppgiften.

Arbetsgivaren har rätt att veta om en tidigare arbetstagare är arbetssökande inom den offentliga
arbetskraftsservicen när arbetsgivaren fullgör sin skyldighet att återanställa arbetstagaren enligt
arbetsavtalslagen. Sysselsättningstjänsterna, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassorna samt de utländska anstalter som är behöriga att behandla uppgifter som gäller personens jobbsökning och utkomstskydd för arbetslösa har sinsemellan rätt att utbyta uppgifter som inverkar på personens rätt att få arbetslöshetsförmån. (Lag om utkomstskydd för arbetslösa 11 kap. 4a § samt 13 kap. 1 och 3 §, lag om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen.)
Kunduppgifter överlåts till andra myndigheter om det stadgas om överlåtelse av uppgifterna i lag eller om kunden har gett sitt samtycke till det. Innehållet i den information som lämnas ut bestäms av omfattningen av befogenheten hos den myndighet som begärt uppgifterna. Myndigheter som har rätt att begära uppgifter om klienten är till exempel PSC, KEVA, Migrationsverket, polisen, socialmyndigheten och
utmätningsmyndigheten. Kunduppgifter kan också lämnas ut till en producent av arbetskraftsservice och en producent av sådan service till stöd för sysselsättning som överenskommits i en sysselsättningsplan eller en ersättande plan om uppgifterna är nödvändiga för att producera service (lag om ordnande av
arbetskraftsservice 116 § 4 mom.).
Utifrån uppgifterna i hela kundinformationssystemet produceras varje månad Arbets- och näringsministeriets arbetsförmedlingsstatistik. Med stöd av forskningstillstånd som beviljats av UF-centret kan kunduppgifter lämnas ut för forskningsändamål, bland annat för statistikföring, vetenskaplig forskning eller myndigheternas planeringsarbete. Innehållet i den information som lämnas ut bestäms enligt den forskningsplan som följer som bilaga till ansökan om tillstånd för forskning. Serviceanvändaren har bland annat rätt att få information om vilka uppgifter om serviceanvändaren som lagras. Serviceanvändaren kan kontrollera de uppgifter som sysselsättningstjänsterna samlat in och vid
behov uppdatera dem.

Överförs inte

Vi använder dina personuppgifter endast för det ursprungliga ändamålet och skyddar dem från utomstående på olika sätt. Det betyder till exempel att:

• lokalerna och informationssystemen är säkra
• behandlingen av personuppgifter planeras i förväg
• kunnande hos den personal som behandlar uppgifterna säkerställs och
• de avtalsmässiga medlen gås igenom med dem som behandlar uppgifterna.

Dina uppgifter behandlas alltid i skyddade omgivningar. Alla Borgå stads utrustningar och program är
skyddade enligt stadens egna och serviceproducenternas anvisningar för informationssäkerhet.
Dina uppgifter tas emot och behandlas endast av personer som deltar i genomförandet av vår verksamhet.De anställda som behandlar dina personuppgifter har sekretess- och tystnadsplikt. Arbetstagarna har personliga användarnamn och lösenord till systemen samt enligt arbetsuppgifterna begränsade åtkomsträttigheter. Borgå stad övervakar användarrättigheterna, och lösenorden byts regelbundet. När anställningsförhållandet upphör raderas personens åtkomsträttigheter.

Finns inte

Det är av yttersta vikt för Borgå stad att tillförlitligheten och trovärdigheten hos stadens system och personregister kan upprätthållas och säkerställas. All behandling av personuppgifter följer dataskyddslagstiftningen, där de viktigaste allmänna lagarna som reglerar personregister och behandling av personuppgifter är dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s allmänna dataskyddsförordning GDPR (679/2016).

Den registrerade har rätt att:

• få information om behandlingen av sina personuppgifter
• få tillgång till uppgifterna
• rätta uppgifterna
• radera uppgifterna och bli bortglömd
• begränsa behandlingen av uppgifterna
• överföra uppgifterna från ett system till ett annat
• invända mot behandlingen av uppgifterna
• att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande

Den registrerade kan inte utöva alla ovan nämnda rättigheter i alla situationer, eftersom utövandet av rättigheterna påverkas bland annat av grunden för behandlingen av personuppgifterna.

För mer information om behandling av personuppgifter och personregister, vänligen kontakta registrets kontaktpersoner eller stadens dataskyddsombud.

Om du anser att behandlingen av dina uppgifter har brutit mot dataskyddslagstiftningen kan du hänskjuta ärendet till Dataskyddsombudsmannen. Dataskyddsombudsmannen ger dig ytterligare information och anvisningar i ärendet.

Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter (Dataombudsmannens byrå | Dataombudsmannens byrå).

Borgå arbetskraftsservice producerar arbetsförmedlingstjänster (inklusive internationell rekrytering och
EURES), informations-, rådgivnings- och handledningstjänster, träning, arbetskraftsutbildning samt
omställningsskyddstjänster och -utbildning. I den offentliga arbetskraftsservicen ingår även
sakkunnigbedömningar som gäller personkunders serviceprocess, försöksverksamhet enligt lagen om
ordnande av arbetskraftsservice, arbetssökandes frivilliga studier som stöds med arbetslöshetsförmån samt stöd och ersättningar till arbetsgivare och personkunder.
En tjänst som stöder en personkunds sysselsättning stöder samtidigt företagets eller en annan arbetsgivares tillgång på arbetskraft. Arbetskrafts- och företagsservice som erbjuds företag och arbetsgivare är arbetsförmedling, informations- och rådgivningstjänster, lönesubvention, arbetstränartjänster och gemensam anskaffning av utbildning. Nya företag stöds med informations- och rådgivningstjänster, bedömning av företagarfärdigheter och förutsättningar för företagsverksamhet, karriärträning, arbetsprövning, företagarutbildning och startpeng.
Målet med sektorsövergripande samservice är att främja sysselsättning av arbetslösa genom att
tillhandahålla offentlig arbetskraftsservice enligt deras servicebehov samt social-, hälso- och
rehabiliteringstjänster genom en samarbetsmodell där arbetskraftsservicen, Folkpensionsanstalten och
välfärdsområdet tillsammans bedömer de arbetslösas servicebehov, planerar servicehelheter som är
ändamålsenliga med tanke på sysselsättningen av de arbetslösa samt ansvarar för hur
sysselsättningsprocessen för dem framskrider och följs upp.
Syftet med detta dokument är att berätta hur personuppgifter behandlas vid arbetskraftsservicen i Borgå
samt vilka rättigheter du har i fråga om behandlingen av dina personuppgifter och hur du kan utnyttja
rättigheterna om du vill.
Om du har allmänna frågor om behandlingen av personuppgifter kan du kontakta registrets kontaktperson.
Om du vill begära information om dina egna uppgifter eller på annat sätt utnyttja dina rättigheter som
registrerad kan du skicka begäran till stadens registratorskontor