Dataskyddsbeskrivning av register över fastigheter, infrastruktur och geografisk information

Register över fastigheter, infrastruktur och geografisk information.

Omfattar: Systemet Louhi kuntapalvelin (kommunserver), systemet Lupapiste.fi samt registren över besittningstagande av gatuområden, fastighetsköp, markanvändningsavtal, arrendeavtal, överlåtelse av tomter, arrendeavtal för odlingsmark samt gatu- och parkplaner och användarregistren av produktionssystemen för geografisk information.

Borgå stad, tillstånds- och tillsynsnämnden
i fråga om personuppgifter i tillämpningarna Lupienhallinta (tillståndshantering), Rakennustieto (byggnadsuppgifter) och Ympäristö (miljö) i systemet Louhi Kuntapalvelin samt i Lupapiste.fi

och

Borgå stad, stadsutvecklingsnämnden (StUN)
i fråga om personuppgifter i tillämpningarna Kartta (karta), VäestöWeb (befolkningswebb), Sijainti (geografisk information), Maaomaisuus (jordegendom) och Tontinhaku (tomtsökning) i systemet Louhi Kuntapalvelin samt i registren över besittningstagande av gatuområden, fastighetsköp inom stadens område, markanvändningsavtal, arrendeavtal, överlåtelse av tomter och markområden, arrendeavtal för odlingsmark, gatu- och parkplaner, för enskilda vägars väglag samt produktionssystemen för geografisk data.

För StUN:s register

• Innehas uppdraget som kontaktpersoner för tillämpningarna i Louhi Kuntapalvelin av GIS-specialister som är administratörer vid enheten för markpolitik och har till uppgift att se till att StUN:s register i Louhi-Kuntapalvelin underhålls och används på korrekt sätt.
• Uppdraget som kontaktperson för registret över arrenderegistret innehas av byråsekreteraren och tomtsekreteraren vid enheterna för Markpolitik och Stadsinfra.
• Angående registren över överlåtelse av tomter och markområden samt besittningstagande av gatuområden innehas uppdraget av en tomtingenjör och markanvändningsexpert vid enheten för markanskaffning och överlåtelse.
• Angående registren över arrendeavtal för odlingsmark och fastighetsköp innehas uppdraget av en markanvändningsexpert vid Markanskaffning och överlåtelse.
• För gatu- och parkplaner: innehas uppdraget av en planeringsingenjör vid Stadsinfra.
• För registret över kontaktuppgifter av väglag: Planerare vid Stadsinfra.
• För användarregistren av produktionssystemen för geografisk information GIS-specialister som är administratörer vid enheten för markpolitik.

Granskar användarrättigheterna vid behov, minst en gång per år. Tar hand om informationssystemets och registrets dataskydd så att anvisningar ges om användning av systemet och tillräcklig utbildning ordnas för användarna.

För Tillstånds- och tillsynsnämndens register

• Innehas uppdraget som administrator för tillämpningen Ympäristö (miljö) i Louhi-kuntapalvelin, för Lupapiste sam för miljötillstånd i Louhi-kuntapalvelin av en miljövårdsinspektör.
• Därtill innehas uppdraget som administratör för bygglove och byggnadsregistret i Louhi-kuntapalvelin och i Lupapist av en byggnadsinspektör, som har till uppgift att se till att Tillstånds- och tillsynsnämndens register i Louhi-Kuntapalvelin underhålls och används på korrekt sätt.

Kontrollerar användarrättigheterna vid behov, dock min en gång per år. Tar hand om informationssystemets och registrets dataskydd så att anvisningar ges om användning av systemet och registret och tillräcklig utbildning ordnas för användarna.

• Louhi VäestöWeb: Stadsutvecklingsdirektör
• Tillståndshantering/Byggnadstillsyn: Byggnadstillsynschef
• Louhi Rakennustieto: Byggnadstillsynschef
• Louhi Kartta: Stadsgeodet
• Louhi Sijaintitieto: Stadsgeodet
• Ympäristötieto- och Lupienhallinta/ miljöapplikation: Miljövårdschefen
• Louhi Maaomaisuus och Tontinhaku: Tomtchefen
• Lupapiste.fi: miljövårdschefen (miljötillstånd), byggnadstillsynschefen (bygglov)
• Besittningstagande av gatuområden, fastighetsköp, markanvändningsavtal, arrendeavtal, arrendeavtal för odlingsmark samt överlåtelse av tomter: Tomtchefen
• Gatu- och parkplaner samt kontaktinformation för väglag: Chefen för Stadsinfra (se även Kundregister över båtplatser och enskilda vägar)
• Användarregistren av produktionssystemen för geografisk data: Stadsutvecklingsdirektören

Stadsjurist

Tills vidare, baserar sig på skötsel av lagstadgade uppgifter.

Behandling av person-, fastighets- och byggnadsuppgifter är en nödvändig del i skötseln av Borgå stads lagstadgade myndighetsuppgifter (4 § i dataskyddslagen).

I flera lagar ingår föreskrifter om kommunens skyldigheter angående information och hörande.

Myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter: Beredning av besittningstagande av gatuområden samt betalning av ersättningar och beredning av styckning av gatuområden.

Beredning av statistik över fastighetsöverlåtelser i Borgå stad, prisuppskattningar och uppföljning av priser vid genomförda fastighetsköp. Sammanställning av statistik över Borgå stads egna fastighetsaffärer. Skötsel av uppgifter med anknytning till kommunens förköpsrätt.

Indrivning av avgifter som markägarna ska betala. Beräkning och fakturering av arrenden för utarrenderade områden och kontroll över arrendetiden.

Bevarande av uppgifter om ingångna markanvändningsavtal mellan staden och markägare. Registret används för kontroll av att markanvändningsavtalen följs.

Överlåtelse av tomter och andra markområden enligt de av stadsfullmäktige godkända principerna, verkställande och övervakning av efterlevnad av besluten och avtalsvillkoren.

Stadens tillstånds- och tillsynsmyndighetsuppgifter.

Miljövårdsmyndighetens lagstadgade uppgifter, såsom behandling av lagstadgade ansökningar och behandling av lagstadgade anmälningar.

Staden beviljar understöd till väglag för enskilda vägar, och behöver väglagens kontaktuppgifter för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter.

Speciallagstiftning:

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på följande särskilda lagar:
bygglagen (751/2023), lagen om områdesanvändning (132/1999), fastighetsbildningslagen (554/1995, miljöskyddslagen (527/2014), marktäktslagen (555/1981), enskilda väglagen (560/2018) samt vattenlagen (587/2011) i tillämpliga delar.

Louhi Kuntarekisteri innehåller: Följande personuppgifter: Personens namn, personbeteckning, födelsetid, dödsdag, hemland, hemkommun, överlåtelseförbud, ägartyp, adress och namnändring. För en del av personerna finns telefonnummer och e-postadress, för byggnader och fastigheter uppgifter om ägande, uppgifter om byggnaden och uppgifter om miljötillstånd.

Uppgifter i registret över överlåtelser av gatuområden: Uppgifter om fastigheten (fastighetsbeteckning, areal, byggrätt), uppgifter om gatuområde enligt detaljplanen, ersättningar som betalas, kontaktuppgifter till fastighetens ägare, datum för besittningstagande och syneförrättningar.

Uppgifter om fastighetsköp: Identifikations- och prisuppgifter för köpet, information om (namn på) överlåtare och mottagare, uppgifter om fastighetens läge, byggnader på fastigheten samt detaljplaneinformation.

Uppgifter om markanvändningsavtal: Uppgifter om handläggning av markanvändningsavtalet, detaljplaneinformation, fastighetsbeteckning, avtalspart (namn, adress, kontaktpersonens telefonnummer och e-postadress), uppgifter om avtalsbaserade ersättningar, faktureringsuppgifter, betalningsuppgifter. Markägarens och kontaktpersonens kontaktuppgifter raderas från registret när markägaren har uppfyllt alla sina avtalsförpliktelser.

Uppgifter om överlåtelser av tomter och markområden: Sökandena och mottagarna av tomten (namn, personbeteckning/FO-nummer, kontaktuppgifter), fastighetsbeteckning, uppgifter om tomten eller markområdet (adress, pris, areal, byggrätt), överlåtelsetidpunkt, byggnadsskyldighet, när tiden för att uppfylla byggnadsskyldigheten går ut, grundbottensyn, partiell slutsyn.

Faktureringsuppgifter i arrendeavtal: Uppgifter som den fakturerade lämnat om fakturans mottagare (namn, personbeteckning, adress), uppgifter om arrendeobjektet, uppgifter på fakturan, betalningsuppgifter och avtalsvillkor. Uppgifter om arrendeavtalet, uppgifter om arrendetagaren (namn, personbeteckning/FO-nummer), uppgifter som arrendetagaren har lämnat om fakturans mottagare (namn, personbeteckning/FO-nummer, adress), uppgifter om arrendeobjektet, uppgifter på fakturan, avtalsvillkor, ansökningar och överföring av arrenderätt, och överföringar. Angående arrendeavtal för odlingsmark därtill: uppgifter om arrendeobjektet (åkerskifte, areal).

Användarregistret av produktionssystemet för geografisk data: (för- och efternamn av applikationens användare, samt e-postadress och hemland).

Kontaktuppgifter av enskilda vägars väglag: Kontaktpersonens namn och adress.

Uppgifter för skötseln av lagstadgade uppgifter samlas från följande källor:

• Befolkningsdata från Myndigheten för befolkningsdata (MDB) och MDB:s uppgifter om byggnader och lägenheter.
• Fastighetsdata och lagfart från FDS, och förfrågningstjänsten för fastighetsdata (OGC).
• Uppgifter från andra myndigheter.
• Köpebrev, beredningsmaterial för beslut och köp, arrendeavtal och anmälningar om överföring av arrenderätten.
• Identifikations- och prisuppgifter för köpet, information om (namn på) överlåtare och mottagare, uppgifter om fastighetens läge, byggnader på fastigheten samt detaljplaneinformation.
• Markanvändningsavtal och anknytande föravtal om överlåtelse av fastighet, köpebrev, beredningsmaterial för beslut.
• Uppgifter om arrendeavtal sparas och uppdateras på basis av undertecknade arrendeavtal och anmälda ändringar. Uppgifter om överlåtelser av tomter och markområden: Uppgifter sparas och uppdateras på basis av ansökningar, undertecknade arrendeavtal och köpebrev samt bygglovsuppgifter.
• Uppgifter om arrendeavtal för odlingsmark sparas och uppdateras på basis av undertecknade arrendeavtal och anmälda ändringar.
• Uppgifter från tjänsten Lupapiste.fi och uppgifter som den registrerade själv eller en person med fullmakt från denne har lämnat.

Uppgifter i kategorierna A–K lämnas inte ut för direktmarknadsföring eller opinionsundersökningar.

A. Byggnadsuppgifter lämnas ut och överförs till MBD för upprätthållande av centralens register över byggnader och lägenheter.

B. Faktureringsuppgifter som registreras i systemet överförs till stadens faktureringssystem.

C. Fastighetsuppgifter lämnas ut för information och växelverkan i samband med utarbetandet av gatu- och parkplaner i enlighet med lagen om områdesanvändning. Fastighetsbeteckningar samt namn- och adressuppgifter samlas in om ägare och innehavare till fastigheter som gränsar till planeringsområdet samt om de fastigheter som de innehar.

D. Besittningstagande av gatuområden: Uppgifterna i registret används endast internt inom enheten för anskaffning och överlåtelse av mark och lämnas i regel inte ut.

E. Uppgifter om fastighetsköp: Uppgifterna används endast för skötseln av uppgifter inom anskaffning och överlåtelse av mark och lämnas i regel inte ut.

F. Uppgifterna i registret över markanvändningsavtal används endast internt inom enheten för anskaffning och överlåtelse av mark och lämnas i regel inte ut. Uppgifter (med undantag för kontaktuppgifter) lämnas ut till stadens interna tillsyn och revisorer, och en del av uppgifterna är bilaga till stadens bokslut.

G. Uppgifter om överlåtelser av tomter och markområden: Uppgifterna i registret används endast för skötseln av kundrelationer inom enheten för anskaffning och överlåtelse av mark och lämnas i regel inte ut.

H. I samband med tillståndsprocessen: Personuppgifter kan lämnas ut till andra myndigheter och parter för utförande av lagstadgade uppgifter i samband med behandlingen av en ansökan: kungörelse, hörande av parter, begäran om utlåtande, anslag samt information om beslutet.

I. Uppgifterna i registret över arrendeavtal används endast för skötseln av kundrelationer inom Stadsinfra och överlåtelse av mark och lämnas i regel inte ut.

J. Uppgifterna i registret över arrendeavtal för odlingsmark används endast för skötseln av kundrelationer inom enheten för anskaffning och överlåtelse av mark och lämnas i regel inte ut.

K. Uppgifter lämnas ut till stadens interna tillsyn och revisorer. På grundad anledning kan uppgifter lämnas ut till andra myndigheter.

Överförs inte

Manuellt material: Eventuella pappersutskrifter förvaras i låsta utrymmen och användningen av dem övervakas. Materialet förvaras och förstörs i enlighet med arkivbildningsplanen.

Information som behandlas i system och applikationer: Personuppgifterna är skyddade på ett datasäkert sätt så, att endast behörig anställd kan läsa dem. Uppgifterna är skyddade med användarrättigheter per användargrupp, användarnamn och personliga lösenord. Behörighet beviljas på basis av myndighetsuppgifter och behörigheten upphör när personen inte längre sköter uppgifterna i fråga.

Gatu- och parkplaner: informationen i datafilen överförs till ett elektroniskt arkiv och all information i nätverkskataloger utplånas när den inte längre behövs för objektets planeringsprocess.

Den information som används via Louhi Kuntapalvelin finns lagrad i en databas i ett serverhotell hos tjänsteproducenten Sitowise. Informationen upprätthålls med Sitowise Oy:s internetbaserade applikation SpatialWeb.

Den information som används via Lupapiste.fi finns lagrad i serviceproducenten Evoltas databas på serviceproducentens server. Informationen upprätthålls med den webbläsarbaserade applikationen Lupapiste.fi.

Finns inte

Det är av yttersta vikt för Borgå stad att tillförlitligheten och trovärdigheten hos stadens system och personregister kan upprätthållas och säkerställas. All behandling av personuppgifter följer dataskyddslagstiftningen, där de viktigaste allmänna lagarna som reglerar personregister och behandling av personuppgifter är dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s allmänna dataskyddsförordning GDPR (679/2016).

Den registrerade har rätt att:

• få information om behandlingen av sina personuppgifter
• få tillgång till uppgifterna
• rätta uppgifterna
• radera uppgifterna och bli bortglömd
• begränsa behandlingen av uppgifterna
• överföra uppgifterna från ett system till ett annat
• invända mot behandlingen av uppgifterna
• att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande

Den registrerade kan inte utöva alla ovan nämnda rättigheter i alla situationer, eftersom utövandet av rättigheterna påverkas bland annat av grunden för behandlingen av personuppgifterna.

För mer information om behandling av personuppgifter och personregister, vänligen kontakta registrets kontaktpersoner eller stadens dataskyddsombud.

Om du anser att behandlingen av dina uppgifter har brutit mot dataskyddslagstiftningen kan du hänskjuta ärendet till Dataskyddsombudsmannen. Dataskyddsombudsmannen ger dig ytterligare information och anvisningar i ärendet.

Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter (Dataombudsmannens byrå | Dataombudsmannens byrå).