Förvaringstiden bestäms enligt dokumentets förvaringstid eller behandlingstid. Dokumentet arkiveras manuellt eller elektroniskt i stadens ärendehanteringssystem, bokföring eller personaladministrationssystem.

7. Ändamålet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Personregistret bildas av personer som använder stark autentisering (suomi.fi) för att logga in i tjänsten. Borgå stads elektroniska signaturtjänst används genom stark autentisering för elektronisk signering av dokumenten.
Syftet med tjänsten är att utnyttja elektroniska tjänster och stark autentisering i skötseln av kommunens uppgifter och skyldigheter som avses i kommunallagen (410/2015).

8. Registrets informationsinnehåll

Grunduppgifter om förtroendevalda

Förnamn
Efternamn
Personbeteckning
E-postaddress
Postaddress

9. Regelmässiga uppgiftskällor

Förtroendevald

10. Uppgifter som i regel lämnas ut

Borgå stads ärendehantering, bokföring och personaladministration

11. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs inte

12. Principerna för skyddet av registret

Manuellt material: Förvaras i ett låst skåp

Information som behandlas i system och applikationer: Inloggning i systemet sker genom ett personligt användarnamn

13. Automatiserat beslutsfattande

Finns inte

14. Den registrerades rättigheter

Det är av yttersta vikt för Borgå stad att tillförlitligheten och trovärdigheten hos stadens system och personregister kan upprätthållas och säkerställas. All behandling av personuppgifter följer dataskyddslagstiftningen, där de viktigaste allmänna lagarna som reglerar personregister och behandling av personuppgifter är dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s allmänna dataskyddsförordning GDPR (679/2016).

Den registrerade har rätt att:

få information om behandlingen av sina personuppgifter
få tillgång till uppgifterna
rätta uppgifterna
radera uppgifterna och bli bortglömd
begränsa behandlingen av uppgifterna
överföra uppgifterna från ett system till ett annat
invända mot behandlingen av uppgifterna
att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande

Den registrerade kan inte utöva alla ovan nämnda rättigheter i alla situationer, eftersom utövandet av rättigheterna påverkas bland annat av grunden för behandlingen av personuppgifterna.

För mer information om behandling av personuppgifter och personregister, vänligen kontakta registrets kontaktpersoner eller stadens dataskyddsombud.

Om du anser att behandlingen av dina uppgifter har brutit mot dataskyddslagstiftningen kan du hänskjuta ärendet till Dataskyddsombudsmannen. Dataskyddsombudsmannen ger dig ytterligare information och anvisningar i ärendet.

15. Den registrerades rätt att söka ändring hos tillsynsmyndigheten

Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter (Dataombudsmannens byrå | Dataombudsmannens byrå).