Dataskyddsbeskrivning för samtalsinspelningar
1. Registrets namn
Borgå stads samtalsinspelningar
2. Personuppgiftsansvarig
Borgå stad, Stadsstyrelsen
Stadshusgatan 9, 06100 Borgå
3. Ansvarig person för registret
Kontakt- och kommunikationsdirektör
4. Kontaktperson i frågor om registret
Kontakt- och kommunikationsdirektör, Stadshusgatan 9, 06100 Borgå
5. Stadens dataskyddsombud
Stadsjurist, Stadshusgatan 9, 06100 Borgå
6. Den period under vilken personuppgifterna i personregistret kommer att lagras
Samtalsinspelningarna lagras i 3 månader. Därefter raderas inspelningarna automatiskt. Allvarliga hotsamtal kan lagras separat av chefer för en längre tid, för eventuella fortsatta åtgärder.
7. Ändamålet med och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Borgå stads kundservicenummer erbjuder invånare mångsidig rådgivning. Invånarnas samtal till kundservicenumren lagras för att säkra kundrådgivarnas säkerhet och kundtjänstens kvalitet. Endast personer med tillgång till telefontjänstsystemet kan lyssna på de lagrade samtalen. Den andra samtalsparten informeras om inspelning i början av samtalet.
8. Registrets datainnehåll
Alla uppgifter som kunden berättar under samtalet.
9. Regelmässiga uppgiftskällor
Kunderna som ringer till stadens kundservicenummer.
10. Regelmässig utlämning av uppgifter
Kundernas person- och registeruppgifter lämnas i regel inte ut.
11. Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES
Uppgifter från registret överförs inte till länder som ligger utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
12. Principerna för skydd för registret
Registeruppgifter som har lagrats är skyddade på ett datasäkert sätt så att endast behöriga anställda får se dem. Användningen av datasystemen övervakas och man kan logga in i systemen bara med giltigt användarnamn och lösenord. Användargränssnittet är skyddat med tvåfaktorsautentisering och förbindelsen är krypterad.
13. Eventuell förekomst av automatiserat beslutsfattande
Inget.
14. Rätt till insyn
Begäran i ärendet ska riktas skriftligt till den personuppgiftsansvarige, och den person som lämnar förfrågan ska styrka sin identitet och därigenom sin rätt att få insyn i uppgifterna.
15. Rätt att kräva rättelse av en uppgift
Den registeransvarige ska utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad.
Om en oriktig, onödig eller bristfällig uppgift konstateras i registret, kan uppgiften rättas eller utplånas. Ändringarna verkställs så att uppgifter om en utförd rättelse, vem som utförde rättelsen och vilket datum den utfördes förblir synliga i registret samt så att den ursprungliga anteckningen vid behov kan ses också i efterhand.
16. Återkallande av den registrerades samtycke
Den registrerade har när som helst rätt att återkalla ett eventuellt samtycke som gäller den registrerades uppgifter i personregistret och behandling av dem.
17. Den registrerades övriga rättigheter i anslutning till behandling av personuppgifter
Inget.
18. Den registrerades rätt att söka ändring hos tillsynsmyndigheten
Om den personregisteransvariga inte godkänner den registrerades yrkande på rättelse av en uppgift, skall hen ge ett skriftligt intyg om detta. Också skälen till att yrkandet på rättelse inte har godkänts ska framgå av intyget. Den registrerade kan föra ärendet till dataombudsmannen för behandling.
19. Annan information
Dataskyddsbeskrivningen på stadens webbplats.
20. Registeradministration
Registeransvarig för Borgå stads samtalsinspelningar är Kontakt- och kommunikationsdirektören.
Ansvarspersonen för registret sköter om
- bestämmande av registrets informationsinnehåll och användningsändamål
- principer och förfaranden för beviljande av användarrättigheter, informering av den registrerade och genomförande av rätten till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter
- utarbetande av dataskyddsbeskrivningen